Met een functioneringsgesprek houd je je medewerkers gemotiveerd en vitaal

Vanwege de krappe arbeidsmarkt en veel ziekteverzuim is het belangrijker dan ooit dat je als werkgever goed voor je huidige medewerkers zorgt. Dat houdt ze gemotiveerd en vitaal. Het functioneringsgesprek is daarbij van toegevoegde waarde.

Tijdens een functioneringsgesprek gaat het over het functioneren van je medewerker. Zo’n functioneringsgesprek heeft twee doelen. Enerzijds geef je de medewerker constructieve feedback over zijn (of haar) prestaties en mogelijke verbeterpunten. Anderzijds kun je zo de werknemer beter ondersteunen bij professionele groei en ontwikkeling. Daarom is het functioneringsgesprek meer dan een jaarlijks gesprek dat je moet afhandelen. De werknemer, je organisatie en jij houden er namelijk ontzettend veel aan over. Hieronder vind je zeven redenen waarom een functioneringsgesprek veel waarde heeft.

1. Een goede relatie met je werknemers

De arbeidsmarkt blijft krap. Het is dan ook essentieel om goede werknemers te behouden, omdat je ze nodig hebt voor de groei en het succes van je bedrijf. Je erkent tijdens een functioneringsgesprek de prestaties van je medewerker en gaat in op terreinen waar verbetering nodig is. Verder bied je de werknemer de gelegenheid om zich te uiten. Zo zorg je voor een werkcultuur waarin werknemers de vrijheid ervaren om te delen wat er in ze omgaat.

Het kan je bijvoorbeeld opvallen dat een werknemer tijdens vergaderingen nogal stil is. In het functioneringsgesprek geef je hem de ruimte om te zeggen wat daarvan de reden van is. Zo werk je aan de relatie tussen jou en zo’n medewerker. Dat is van belang voor het behouden van je werknemers en ook voor hun vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.

2. Duidelijke afspraken die de samenwerking bevorderen

Jij en de medewerker kunnen in het functioneringsgesprek concrete afspraken maken voor de komende tijd. Het gaat om wat jij als leidinggevende kan verbeteren en wat de medewerker beter kan doen. Je legt dat vast in het personeelsdossier van de medewerker. Daardoor blijven jullie allebei verantwoordelijk voor de gemaakte afspraken en vastgelegde doelen. Je blijft zo bovendien het functioneren van je medewerker volgen. In het volgende functioneringsgesprek kan je dan bespreken of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. Zo toon je je betrokkenheid bij de groei van je medewerkers.

Een voorbeeld is een afspraak die een leidinggevende en een medewerker hebben gemaakt tijdens een functioneringsgesprek dat de medewerker zijn Excel-vaardigheden gaat verbeteren. Een half jaar later tijdens een tussentijds gesprek bekijkt de leidinggevende het verslag van het functioneringsgesprek. Hij bespreekt dan met de werknemer of deze voldoende heeft gedaan om het doel te behalen. Met het schriftelijk vastleggen van dergelijke afspraken hebben jij en de medewerker een aanknopingspunt en duidelijkheid. Je merkt waarschijnlijk dat je werknemer hierdoor beter gaat functioneren en dat het de samenwerking tussen jou en de medewerker versterkt.

3. Waardevolle feedback in het functioneringsgesprek

Tijdens het functioneringsgesprek hebben jij en de werknemer de gelegenheid tot het geven van feedback. Daarmee krijg je duidelijkheid over wat de werknemer echt nodig heeft of wil bereiken. Ook kan je zo horen welke verbeteringen er mogelijk zijn binnen jullie afdeling of team. Ga serieus om met deze feedback en doe er wat mee. De inzichten van je medewerkers zijn zeer waardevol. Het kan om verbeterpunten gaan die je zelf nog helemaal niet had gezien. Daarbij is het belangrijk dat je werknemers zich gehoord voelen voor hun binding met het bedrijf en met jou.

4. Tijdens het functioneringsgesprek aandacht en erkenning geven

Als een werknemer zich gewaardeerd voelt, dan is hij meer betrokken en gemotiveerd. Hierdoor zet hij eerder een extra stap voor de organisatie. Maak aan werknemers tijdens het functioneringsgesprek duidelijk dat je hun inzet waardeert. Het stimuleert medewerkers enorm als je je waardering uit. Ze voelen zich zo goed gezien.

Met echt luisteren, kun je de verwachtingen van je teamleden begrijpen en erop reageren. Maakt een medewerker zich bijvoorbeeld zorgen over zijn toekomstperspectief op de afdeling? Dan kun jij ingaan op deze zorgen door samen een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) op te stellen of duidelijk te maken wat de doorgroeimogelijkheden zijn. De duur van een functioneringsgesprek is afhankelijk van hoeveel je met de werknemer wilt bespreken. Over het algemeen is het een perfecte gelegenheid om persoonlijke aandacht aan je werknemers te schenken. Zet het gesprek vast in je agenda, stel je smartphone in op ‘niet storen’ en luister.

5. Een goed moment voor het bespreken van de (mentale) gezondheid

Psychische klachten ontstaan vaak door (werk)stress. Voor veel werknemers is dit een item. Ze durven het echter niet altijd op te noemen. Het informeren naar iemands mentale gezondheid tijdens een functioneringsgesprek is een manier om dit onderwerp aan de orde te stellen. Het is tenslotte belangrijk dat je medewerkers tevreden en gezond blijven. Dat voorkomt uitval of vertrek en daarnaast functioneren gelukkige en gezonde medewerkers beter.

Een voorbeeld van zo’n situatie is een werknemer die tijdens een functioneringsgesprek zegt dat hij het werk de laatste tijd als overweldigend ervaart. Je kunt dan het beste eerst vragen hoe het gaat, voordat je oplossingen gaat zoeken. Hierdoor voelt de medewerker zich gehoord en begrepen. Daarna kunnen jullie kijken naar een oplossing, zoals flexibele werktijden of het herverdelen van taken. Je verken zo samen wat de medewerker nodig heeft en je weet wat jij als werkgever kunt doen om de situatie te verbeteren.

6. Goed werkgeverschap uitstralen tijdens het functioneringsgesprek

Bij goed werkgeverschap inclusief het binden en boeien van werknemers gaat het om meer dan alleen een concurrerend salaris. Dat is wel belangrijk, maar het is maar een deel van de totale werkbeleving. Voor veel werknemers tellen ook andere factoren mee. Voorbeelden daarvan zijn erkenning en waardering, secundaire arbeidsvoorwaarden (waaronder een pensioenregeling ), een goede werk-privébalans en ontwikkelingsmogelijkheden.

Met een functioneringsgesprek heb je een mooie gelegenheid voor open en eerlijk communiceren en het verstrekken van constructieve feedback. Wil een werknemer bijvoorbeeld beter leren presenteren? Dan kunnen jullie tijdens het functioneringsgesprek bespreken wat daarvoor noodzakelijk is. Door mee te denken, toon je dat je persoonlijke groei bevordert en bijdraagt aan zaken die van waarde zijn voor de medewerker. Hiermee straal je goed werkgeverschap uit.

7. Met een functioneringsgesprek investeer je in de toekomst van je bedrijf

Je bespreekt in het functioneringsgesprek de persoonlijke ontwikkeling van je medewerker. Jullie bekijken wat hij de afgelopen periode heeft geleerd en hoe hij zich verder wil ontwikkelen. Het gaat daarbij om de behoeften en ambities die er zijn bij de werknemer. Groeien je medewerkers, dan groeit ook je organisatie. Daarmee is het dus van groot belang om die ontwikkeling te stimuleren. Je hebt met het functioneringsgesprek een mooie gelegenheid om er aandacht aan te geven en tot afspraken te komen.

Een functioneringsgesprek helpt ook bij het maken van toekomstplannen. Nadat je alle functioneringsgesprekken hebt gevoerd, heb je scherp wie wat doet in je team en wat je met de werknemers moet verbeteren of veranderen. Je kunt tijdens een functioneringsgesprek bijvoorbeeld horen dat een teamlid goed is in het begeleiden en coördineren van projecten. Uit een ander gesprek blijkt dat een medewerker een sterk probleemoplossend vermogen heeft of goed kan communiceren. Je hebt veel aan deze informatie omdat je zo inzicht krijgt in de talenten en kwaliteiten in je team. Daarmee kun je beter plannen maken voor toekomstige projecten.

Tip

Vraag de werknemer om zich goed voor te bereiden op het voeren van een functioneringsgesprek. Jij kan daarvoor op een rij zetten wat hij goed en fout vindt gaan bij zijn eigen functioneren en dat van jou en de organisatie. Verzoek hem ook na te denken over wat beter kan en hoe die verbetering eruitziet. Bereid het functioneringsgesprek ook zelf goed voor.

Bron: Nationale-Nederlanden