Met welke valkuilen moet je rekening houden bij een ontwikkelgesprek?

“Je jaarlijkse ontwikkelgesprek komt er weer aan. Wat denk je zelf dat er nu nog niet zo goed gaat en hoe denk je dat je je verder kunt ontwikkelen?”, vraagt een leidinggevende aan een medewerker. De medewerker antwoordt: “Ik zou graag een cursus klantgericht communiceren willen doen, want dan kan ik onze klanten beter van dienst zijn.”

Dit is een voorbeeld van en conversatie tijdens een ontwikkelgesprek. In deze twee zinnen zitten een aantal valkuilen van een ontwikkelgesprek waar een leidinggevende snel in terechtkomt. Zie jij deze bij jezelf of bij de leidinggevenden in jouw organisatie?

1. Het ontwikkelgesprek als verkapt functioneringsgesprek

Medewerkers klagen vaak dat bij het POP- of ontwikkelgesprek eigenlijk sprake is van een verkapt functionerings- of beoordelingsgesprek. In het gesprek staat dan namelijk centraal wat de medewerker niet goed (genoeg) kan en dus moet ontwikkelen. Dat motiveert niet bepaald. Het volgende punt sluit hier naadloos op aan.

2. Ontwikkeling in de vorm van het bijwerken van slechte vaardigheden

Veel ontwikkelgesprekken richten zich helaas nog op zaken waar de medewerker niet goed in is. Als een medewerker slecht is in plannen, dan is dat het centrale ontwikkelpunt voor het POP-gesprek. Medewerkers die moeite hebben met presenteren, kunnen een cursus ‘presentaties geven’ volgen.

Een deelnemer aan een sessie gericht op ontwikkeling had daar deze mooie uitspraak over: “Eigenlijk creëren we op deze manier alleen maar middelmatige medewerkers.” Met een aanhoudende concentratie op iemands zwakkere kanten, worden die wellicht wat aangescherpt. De medewerker wordt echter zo nooit beter in waar hij (of zij) goed in is.

3. Het behandelen van een cursus of opleiding als ontwikkeldoel

Het ontwikkelgesprek tussen leidinggevende en medewerker gaat meestal over het volgen van een opleiding. De medewerker krijgt daarvoor wel of geen toestemming. Het volgen van een opleiding is op zich niet slecht, maar het is geen ontwikkeldoel. Een opleiding, training, cursus of andere leeractiviteit is slechts een manier om een ontwikkeldoel te bereiken. Gaat het het in het ontwikkelgesprek over een training, dan doe je er goed vooral te bespreken waarom de medewerker deze wil volgen en er uiteindelijk mee wil bereiken. Verder kan het inspirerend zijn om eens voor andere leervormen te kiezen, zoals:

• gesprekken voeren met deskundigen of ervaren collega’s;
• begeleiding van een collega tijdens het leren van nieuwe vaardigheden;
• YouTube-filmpjes bekijken op een bepaald vakgebied, podcasts volgen of boeken lezen;
• 360 graden feedback krijgen;
• op een andere afdeling meelopen.

4. De leidinggevende neemt de regie in het ontwikkelgesprek

Het kan zijn dat je als leidinggevende met de medewerker in gesprek gaat over zijn of haar ontwikkeling, maar dat de medewerker zelf met niets komt. Dan kan het extra verleidelijk zijn om suggesties te doen. Als het gesprek afgelopen is, kan je daar een raar gevoel aan overhouden, want staat de medewerker wel helemaal achter wat je hebt aangedragen? Dat is meestal niet het geval, want ontwikkeling is namelijk iets heel persoonlijks. Ben je verplicht om iets te leren dan is dat heel lastig. Ontwikkeling moet daarom altijd vanuit de medewerker zelf komen. Dan weet je zeker dat zijn of haar motivatie intrinsiek is.

Vragen voor passieve medewerkers tijdens een ontwikkelgesprek

Stel nou dat je met een passieve medewerker te maken krijgt. Dan bieden de volgende vragen uitkomst:

• Wat maakt het werk van de medewerker gemakkelijker?
• Wat maakt de medewerker dermate gelukkig dat hij (of zij) er meer van wil doen?
• Waardoor is het lastig voor de medewerker om antwoorden te geven op deze vragen?
• Wat heeft de medewerker nodig om hier zelf een antwoord op te vinden?
• Welke ondersteuning van jou als leidinggevende kan de medewerker goed gebruiken?

5. Niet bespreken ambities die niet zouden passen in team of organisatie

Een leidinggevende zuchtte ooit eens dat iedereen wel manager wil worden. Daarom voerde hij liever geen POP-gesprekken. De organisatie was immers veel te klein voor al die ambities. Leidinggevenden doen er echter goed aan om deze gesprekken vooral wel te voeren. Een medewerker die manager wil worden, kan altijd wel iets leren in jouw organisatie. Daarvoor hoeft hij (of zij) namelijk niet al manager te zijn. Hij zal bij je organisatie blijven zolang je hem nog met leren en ontwikkelen kunt uitdagen. Het niet bespreken van dergelijke ambities maakt het risico veel groter dat een medewerker ongelukkig is of vertrekt.

Tips

• Maak het ontwikkelgesprek een vast onderdeel van de gesprekscyclus en zorg dat het jaarlijks in dezelfde periode gevoerd wordt.
• Omschrijf goed per onderdeel van de gesprekscyclus waarvoor een bepaald soort gesprek bedoeld is.

Bron: The People Skillz company