Neem feedback geven en ontvangen op in het DNA van je organisatie

Het geven en ontvangen van feedback zorgt dat werknemers beter kunnen functioneren. Vaak zijn werknemers echter voorzichtig met het geven van feedback, omdat ze bang zijn voor een conflict met een collega. Leidinggevenden doen er daarom goed aan feedback gebruikelijk te maken.

In veel organisaties ligt het gevoelig om feedback te geven en ontvangen en doen alleen leidinggevenden dat. Dat gebeurt bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek. Feedback heeft echter meer effect als werknemers ook naar elkaar terugkoppelen en als ze dat zeer regelmatig doen. Door de regelmaat krijgt het minder emotionele lading en wordt de drempel lager voor het geven en ontvangen van feedback.

Feedback geven normaal maken

Voor het gebruikelijk maken van het geven en ontvangen van feedback kunnen leidinggevenden de volgende acties ondernemen in hun organisatie:

• Geef werknemers niet alleen de verantwoordelijkheid voor hun eigen werk, maar ook voor dat van collega’s.
• Als werknemers zien dat een collega een fout maakt, dan moeten ze hem of haar daar direct op aanspreken en de directe leidinggevende erover informeren. Het is hierbij niet de bedoeling om in details te verzanden of discussies te gaan voeren. Een werknemer die feedback krijgt, kan het beste alleen bevestigend reageren met bijvoorbeeld ‘OK’.
• Twee maal in de week gaan alle werknemers in een kring zitten en kiezen ze zelf wie ze feedback geven. Ze moeten tijdens deze feedbackronde dan niet hun eigen irritaties en frustraties uitspreken. Hun uitgangspunt moet zijn dat ze een collega kiezen die ze dermate waarderen dat ze hem of haar graag helpen met het verbeteren van zijn functioneren. Tijdens deze fase kunnen werknemers wel uitgebreid het gesprek aangaan over details. Het voordeel van deze actie is dat alle deelnemers elkaars functioneren ervaren en hun visie kunnen geven op de gegeven feedback. De collega die feedback ontvangt, zal hierdoor minder snel ontkennen of zich verdedigen en meer openstaan voor de feedback. Deze fase sluiten de werknemers af met het uiten van waardering voor elkaar.

Tip

Om het geven en ontvangen van feedback gebruikelijk te maken in je organisatie, kan je het vast onderdeel maken van je gesprekscyclus. Moedig werknemers daarbij aan om ook feedback te geven aan hun leidinggevende en zorg dat die daar goed mee omgaat.

Bron: Rendement Online