Het kan ingewikkeld zijn om je uit te spreken als iets of iemands gedrag je niet bevalt. Wanneer geef je daar feedback over en hoe pak je dat aan?

Organisatiepsycholoog Elsbeth Tramper en feedbackcoach Wouter Braaf vinden dat je iedereen feedback mag geven. Dat kan een collega zijn, maar ook je baas of een stagiair. Volgens Braaf heb je het recht om feedback te geven zodra je ergens last van hebt. Dat hoeft dan natuurlijk niet bij iedere kleinigheid. Braaf benadrukt dat je pas feedback geeft als iets een patroon wordt. Hij stelt zelfs dat de ontvanger daar recht op heeft. “Je kunt het iemand niet kwalijk nemen dat-ie iets doet wat jij vervelend vindt, zolang je dat nooit hebt gezegd.”

De juiste timing

Tramper legt uit dat je feedback handig aanpakt door eerste na te gaan of iemand daarvoor openstaat en of het uitkomt. “Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Ik heb wat feedback over de meeting vanochtend. Komt dat nu uit?’”, vult Braaf aan.

Feiten en concreet gedrag benoemen

Als de feedback schikt, kun je de feiten en concreet gedrag benoemen en wat het effect ervan op je is. Braaf noemt een voorbeeld: “De afgelopen drie vergaderingen was je er niet om negen uur, maar om kwart over negen. Dat geeft mij stress, want zo kunnen we niet alles bespreken.” Dat voorkomt een discussie, want de ander kan het met feiten en je gevoel niet oneens zijn. Braaf raadt aan om de ander daarna wat ruimte te geven. “Vraag bijvoorbeeld: ‘Kun je je voorstellen dat dit me stress geeft?’ Of: ‘Wat vind je hiervan?’’

Behoefte uitspreken

Vervolgens kan je je behoefte uitspreken. “Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Ik zou het fijn vinden als je me voortaan appt als je te laat komt”, zegt Braaf. “Verwoord je wens positief”, adviseert Tramper. “Zeg liever wat je wél wilt dan niet. Bijvoorbeeld: ‘Wil je overwegen om mij erbij te betrekken?’ in plaats van ‘ik wil niet meer dat je mij er niet bij betrekt.’ Of formuleer het als hulpvraag: ‘Het zou mij erg helpen als je dit doet.’ Zo kan de ander denken: ‘Ik heb er zelf geen last van, maar als ik jou ermee help, prima.’’

Geslaagde feedback

Daarna vraag je aan de ontvanger wat deze met jouw feedback kan. ‘Kijk of de ander met een oplossing komt, of doe het zelf’, licht Braaf toe. Hij vindt de feedback geslaagd als die leidt tot een concrete afspraak. Tramper: “Het is natuurlijk ook oké als iemand het nog niet weet.”

Evaluatiemoment

Tot slot bedank je de ander voor zijn of haar tijd. Is er behoefte aan, dan kun je een evaluatiemoment afspreken om te bespreken hoe het loopt. Volgens Braaf is dat eventueel een mooi moment om de ander te complimenteren en te bedanken. “Zo bevestig je ook: blijf dit vooral doen.”

Omgaan met gevoeligheid voor feedback

Je kunt ook te maken krijgen met mensen die erg gevoelig zijn. Tramper geeft aan dat je daar goed mee om gaat door het te benoemen en te vertellen waarom je feedback wil geven. “Bijvoorbeeld: ‘Hé, ik wil wat met je delen. Het kan misschien pijnlijk voor je zijn, maar dat is niet mijn bedoeling. Ik wil alleen onze samenwerking verbeteren.’” Valt de feedback toch verkeerd, dan kun je volgens Tramper het beste vragen wat er met de ander gebeurt. Braaf geeft een ander advies: “Wees even stil, geef iemand de kans om het te verwerken. Maar ga je feedback niet bagatelliseren, dat is niet eerlijk.”

Cultuur van feedback geven

Braaf meent dat iedere organisatie baat heeft bij een feedbackcultuur. “Als iedereen elkaar positieve en negatieve feedback durft te geven, kun je enorm groeien. Het vergroot het werkplezier en verlaagt het ziekteverzuim.” Tramper stelt dat veel bedrijven het nut wel beseffen van feedback, maar dat ze er weinig mee doen. “Vaak houden ze alleen een beoordelingsgesprek. Dat kan anders. Een sportwedstrijd evalueer je toch ook niet aan het eind van het jaar? Je wil de sporters meteen vertellen wat beter kan, zodat ze dat direct kunnen toepassen.” Ze waarschuwt dat het wel staat of valt met een veilige werkcultuur. Organisaties kunnen daar dus het beste eerst naar kijken.

Aandachtspunten bij het geven van feedback

• Ga na of de feedback uitkomt en of de ander ervoor openstaat.
• Heb het over feiten en concreet gedrag.
• Verduidelijk wat de gevolgen ervan zijn voor jou.
• Maak wat ruimte voor de ander en vraag naar zijn of haar mening erover.
• Geef je wens op een positieve manier aan.
• Vraag de ander wat hij of zij met je feedback kan.
• Kijk samen naar een oplossing.
• Bedank de ander voor zijn of haar tijd.
• Maak eventueel een afspraak voor een evaluatiemoment.

Valkuilen bij het geven van feedback

• Heb het niet over ‘wij’, maar houd het bij jezelf.
• Ga woorden als altijd en nooit uit de weg.
• Geef geen feedback als er anderen bij zijn.
• Stuur geen feedback via de app of mail.
• Maak niet teveel complimenten bij de feedback. Hierdoor wordt je boodschap te vaag.

Tips

• Train je werknemers niet alleen in het geven van feedback, maar ook in het goed ontvangen ervan.
• Maak het geven van feedback onderdeel van je gesprekscyclus.

Bron: Intermediair