Regelmatig gesprekken voeren geeft meer betrokkenheid

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 27 maart 2023 1072

Voer regelmatig gesprekken met je werknemers over hun prestaties en ontwikkelbehoeften. Dat houdt ze betrokken en verlaagt het verzuimrisico. Je kunt dat doen met traditionele functionerings- en beoordelingsgesprekken. Er zijn echter meer manieren waarop je kunt uitvinden hoe werknemers hun functie of taken beleven.

Het heeft veel meerwaarde om zuinig te zijn op je werknemers, zeker nu er zoveel personeelstekorten zijn. De drie gesprekstips hieronder kun je inzetten om je werknemers productief en tevreden te houden.

1. Zorg voor een duidelijke gesprekscyclus

De traditionele gesprekscyclus (alle momenten waarop een werkgever met zijn werknemers praat over hun behoeften en prestaties) kent jaarlijks slecht één functioneringsgesprek. Ga je meer met je werknemers in gesprek, dan leidt dat tot meer betrokkenheid en minder ziekteverzuim. Zet daarom op meerdere momenten in een jaar een gesprek op de agenda. Dat kan bijvoorbeeld als er een belangrijk project start of als iemand van functie wisselt. Je kunt met de werknemers bepalen hoe vaak je gesprekken voert. Het is daarbij belangrijk om duidelijk vast te leggen om welke soorten gesprekken het gaat en wat het doel ervan is. Je kunt aan de volgende gespreksvormen denken:

Gespreksvorm Doel Aanrader
Planningsgesprek Doelen met plan bepalen. Neem de afspraken op in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).
Functioneringsgesprek Tussentijdse beoordeling, bijsturen indien nodig. Houd de voortgang bij in het POP.
Tussentijds gesprek Informeel bijpraten over werk en privé. Zet het in het POP als het besprokene invloed heeft op bijvoorbeeld beschikbaarheid of werkbelasting.
Beoordelingsgesprek De leidinggevende beoordeelt het functioneren van de medewerker. Leg de beoordeling en de gemaakte afspraken schriftelijk vast in een beoordelingsgesprek.

2. Geef aandacht aan persoonlijke ontwikkeling

Bespreek tijdens een functioneringsgesprek niet alleen het functioneren van je werknemers. Schenk ook aandacht aan iemands persoonlijke ontwikkeling. Vraag medewerkers hoe ze zich willen ontwikkelen of naar welke functie in of buiten de organisatie ze door willen groeien. Je kunt daar het beste open vragen over stellen, zoals: welke extra taken zou je binnen je functie willen, welke zaken wil je leren, hoe ziet je droombaan eruit? Neem de behoeften en afspraken op in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Kijk ook naar regelingen en subsidies voor het ontwikkelen van je medewerkers om de kosten te beperken.

3. Voer tussentijds gesprekken

Zet tussen de functioneringsgesprekken door korte gesprekken op de agenda, waarin je met de werknemer bespreekt hoe het gaat. Deze gaan niet over een (tussentijdse) beoordeling, maar over het welzijn van de werknemer. Werknemers hebben meer betrokkenheid bij een werkgever als die aandacht heeft voor hun welzijn. Voer gesprekken over de werk- en privésituatie. Spreek bijvoorbeeld tweewekelijks overleg af, waarbij je met de werknemer in een half uur bespreekt wat de stand van zaken is.

In een tussentijds gesprek kun je de volgende vragen stellen:

  • Hoe gaat het ermee?
  • Wat gaat goed en wat zou beter kunnen?
  • Hoe verloopt de samenwerking met je collega's?
  • Kan je ergens ondersteuning bij gebruiken?

Maak een gespreksverslag

Je doet er goed aan van ieder gesprek een verslag te maken. Neem gemaakte afspraken bijvoorbeeld op in een POP. Sla de verslagen op in het personeelsdossier van je werknemer. Behalve dat verslaglegging handig is voor inzicht in de groei en prestaties van je werknemer, ben je ook verplicht om voor elke werknemer een personeelsdossier bij te houden. Daarin staan onder meer persoonlijke gegevens, informatie over het functioneren en ziekteverzuim. Als een werknemer lange tijd niet goed functioneert en je hem of haar wilt ontslaan, dan is het personeelsdossier de bewijslast bij een kantonrechter of het UWV. De werkgever en de werknemer moeten het personeelsdossier op elk moment in kunnen zien. Daarbij geldt de privacywet AVG voor het personeelsdossier.

Tip

  • Met de software van de Digitale Gesprekscyclus kun je voor elke werknemer in je organisatie een gesprekscyclus aanmaken. Het gaat om een persoonlijk gespreksdossier waarin je persoonsgegevens, gespreksformulieren en bestanden kunt opslaan. De software biedt standaard diverse templates voor het voeren van gesprekken.

Bron: KVK