Stapsgewijs van beoordelen naar een continue dialoog

Een groeiend aantal bedrijven zoekt naar andere manieren om prestaties van medewerkers te beoordelen dan met een jaarlijks beoordelingsgesprek. Hoe kan je zorgen dat die organisatieverandering van een 'planmatige ontwikkelcyclus' naar een continue dialoog goed verloopt?

Werkgevers willen steeds meer de prestaties van medewerkers anders ‘beoordelen’ dan alleen één keer per jaar tijdens een beoordelingsgesprek. Uit onderzoeken komt namelijk naar voren dat leidinggevenden en medewerkers het tijdens deze gesprekken vaak alleen hebben over zaken die in een jaar fout zijn gegaan in plaats van dat ze naar de toekomst kijken. Toch twijfelen veel organisaties nog om definitief te stoppen met het beoordelingsgesprek. Het gaat namelijk niet alleen om het verwijderen van de beoordelingsgesprekken als onderdeel van een planmatige ontwikkelcyclus, maar om een hele cultuurverandering.

Continue dialoog als alternatief

Zaken die dan spelen zijn: hoe erkenning geven aan medewerkers die goed presteren, hoe die prestaties belonen en hoe ervoor zorgen dat er een dossier is als medewerkers niet goed presteren? Het alternatief hiervoor is een continue dialoog, die zich richt op de ontwikkeling van medewerkers. Met een continu gesprek met medewerkers vergroot je hun betrokkenheid, feedback en samenwerking. Dit zorgt uiteindelijk voor meer transparantie en betere prestaties. Je schakelt daarbij dus over van beoordelen naar groeien en ontwikkelen, en van terugkijken naar vooruit kijken.

Cultuurverandering naar een continue dialoog

Daarbij betreft het zoals al gezegd niet alleen om het verwijderen van een stap in het proces. Er is sprake van een cultuurverandering waar elke medewerker en leidinggevende mee te maken krijgt. Zo’n cultuurverandering verloopt niet van de ene op de andere dag. Ongetwijfeld volgt er weerstand. De oorzaak daarvan is meestal dat de verandering niet vanuit de medewerkers komt. Daarom is het cruciaal dat je medewerkers meeneemt in het hele proces van planmatige ontwikkelcyclus naar continue dialoog. In feite moet je ze aan het stuur zetten van hun eigen ontwikkeling. In het verleden zeiden managers wat ze moesten doen. Nu bepalen medewerkers dit zelf en functioneren leidinggevenden alleen nog als ondersteuners en coaches. De cultuurverandering naar een continue dialoog kan in de volgende 8 stappen verlopen:

1. Reden(en) voor de continue dialoog

Welk probleem wil je met de overgang van een planmatige ontwikkelcyclus naar de continue dialoog aanpakken? Gaat het om het behouden van personeel, het kunnen herkennen van goede prestaties of bijvoorbeeld het aantrekken van de beste mensen? Maak voor jezelf duidelijk wat de reden is of wat de redenen zijn. Vergelijk dit ook met de strategie en de koers van het bedrijf. Je plannen moeten overeenkomen met de doelen van je directie. Zet je dit duidelijk op een rij, dan kun je het goed communiceren met de rest van de organisatie. Hierdoor zien medewerkers in waarom je de continue dialoog wilt invoeren en welke voordelen dat voor hen heeft.

2. Stel vast waar je heen wilt

Weet je wat het probleem is dat je wilt oplossen en wat de doelen zijn van je directie, dan kan je bepalen wat jullie koers moet zijn om de strategische doelen van de organisatie te bereiken. Bedenk daarbij hoe jullie cultuur er over drie tot vijf jaar uit kan zien, welke vaardigheden dan sterk ontwikkeld zijn, waarom jullie dan van de concurrent winnen. Oftewel, wat is jullie stip op de horizon?

3. Breng de huidige situatie in beeld

Nu je weet waar je naartoe wilt, is het van belang dat je je huidige situatie in beeld brengt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan hoe jullie momenteel aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers werken. Krijg een overzicht van alle activiteiten van je organisatie van dit moment. Daarvoor kan je bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoorden:

• Wat houdt jullie gesprekscyclus momenteel in?
• Bepalen je medewerkers zelf hun resultaatdoelen of legt de organisatie deze op?
• Formuleren medewerkers zelf ontwikkeldoelen?
• Vertrouwen de medewerkers erop dat hun leidinggevenden het beste met hen willen?
• Is het voor medewerkers belangrijk om te werken aan persoonlijke ontwikkeling?
• Hoe vaak houden medewerkers zich in de dagelijkse praktijk bezig met ontwikkeling?
• Ondersteun je medewerkers voldoende bij hun persoonlijke ontwikkeling?
• Wat is de frequentie van de gesprekken tussen medewerkers?
• Hoe beoordeel je medewerkers?

4. Ontdek de pijn en onvrede in de huidige gesprekscyclus

Het is cruciaal dat je ontdekt waar de pijn en onvrede zit in de huidige gesprekscyclus. Dit kan je maar op één manier uitvinden door te praten met medewerkers en leidinggevenden. Informeer wat ze tegenkomen en waarom dat vervelend is. Vraag daarna ook wat goed loopt en wat ze prettig vinden. Uitgaan van iets dat werkt is gemakkelijker dan iets geheel nieuws bedenken.

5. Beschrijf de noodzaak

Je hebt al veel informatie verzameld. Daarbij weet je hoe jullie momenteel werken en wat medewerkers en leidinggevenden tegenkomen. Maak hier een beknopt overzocht van. Schrijf bijvoorbeeld op waarom je iets wilt veranderen, wat wel en niet werkt, wat nu wel functioneert maar in de toekomst niet meer en welke feiten en cijfers het meest opvallend zijn in je onderzoek (door bijvoorbeeld te vermelden hoeveel mensen ontevreden zijn, benadruk je de noodzaak). Als je dit zo opschrijft, kan je het heel eenvoudig laten zien aan stakeholders die je later in het overgangstraject tegenkomt.

6. Bepaal de GAP

Nu kun je de GAP bepalen tussen de huidige en de gewenste situatie. Het gaat om waar jullie nu staan en waar jullie naartoe kunnen en willen. Hier is expliciet sprake van ‘kunnen’, omdat het belangrijk is dat je nagaat of je huidige medewerkers passen bij de cultuur met een continue dialoog, die je wilt opbouwen. Geef antwoord op de volgende vragen om te bepalen of je medewerkers echt klaar zijn voor de toekomst:

• Wat zijn de vaardigheden die over 3 tot 5 jaar sterk ontwikkeld moeten zijn?
• Gaan we onderling feedback geven? Zo ja, hoe vaak? Bestaat hiervoor voldoende veiligheid en vertrouwen in de organisatie?
• Hoe vaak gaan medewerkers en leidinggevenden met elkaar praten? Waar gaan de gesprekken over?
• Op wat voor wijze bepalen we resultaatdoelen?

7. Maak het implementatieplan

Nu kun je een implementatieplan maken. Allereerst doe je er goed aan om je prioriteiten vast te stellen. Richt je eerst op ’laaghangend fruit’. Dat zijn de problemen die je op korte termijn kunt oplossen. Daarna komen pas de zaken die je op lange termijn moet aanpassen. Dan is het prettig om terug te werken vanaf een stip op de horizon en dat grote toekomstige doel onder te verdelen in kleine stappen die ertoe leiden dat jullie het einddoel bereiken. Als je deze kleine doelen op een tijdlijn plaatst, krijg je een concreet stappenplan. Daarmee weet je wat je wanneer moet doen. Zet bij iedere stap op de tijdlijn wie je nodig hebt om de stap af te ronden. Je weet dan wie je wanneer moet inschakelen. Zo kan je tijdig om ondersteuning vragen.

8. Waarborg je cultuurverandering

Ondertussen heb je stapsgewijs uitgewerkt hoe je jouw stip op de horizon gaat bereiken. Naast dat het belangrijk is dat je nadenkt over cultuurverandering, is het ook van belang hoe je die waarborgt en ervoor zorgt dat sprake is van een duurzame verandering. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende zaken:

Activeren Continue Dialoog

Veranderingen zijn moeilijk en leiden altijd tot weerstanden. Onderschat dat niet en heb zeker niet de verwachting dat medewerkers vanaf de eerste dag doen wat jij van ze verlangt. Activatie is dan ook essentieel in het hele proces. Doe dat op een uitdagende, stimulerende wijze, bijvoorbeeld met gaming.

Digitale Gesprekscyclus

Ondersteun je nieuwe aanpak met de continue dialoog met een goede tool, zoals de Digitale Gesprekscyclus. Dat is met name voor de jongere generaties een absolute must. Zij weten meer dan eerdere generaties hoe zij met tools kunnen werken, omdat ze zijn opgegroeid met technologie. Een goede performance management tool maakt het proces veel laagdrempeliger. Ook maakt de tool het op ieder moment mogelijk om te bepalen waar je staat. Je deelt het project er gemakkelijk mee op in kleine stukjes.

Tip

• Train je medewerkers en leidinggevenden in het goed kunnen geven van feedback en in gespreksvaardigheden. Deze vaardigheden zijn cruciaal om van de continue dialoog een succes te maken.
• Maak gebruik van een online tool zoals de Digitale Gesprekscyclus om de continue dialoog te faciliteren, met o.a. templates, herinneringen en organisatiebeheer.

Bron: HRcommunity