'Permanente dialoog' moet het eindejaarsgesprek vervangen

Aan het eind van vorig jaar stond het traditionele beoordelingsgesprek zoals bijna gebruikelijk weer ter discussie. De directeur human resources (HR) van Universiteit Maastricht vond zelfs dat samen met het eindejaarsgesprek de hele HR-afdeling kan verdwijnen.

Marijn de Geus, CEO van Faculty of Skills, vindt dat de rector een punt heeft wat het beoordelingsgesprek betreft. De traditionele insteek van het eindejaarsgesprek heeft volgens hem zijn langste tijd gehad. "Je komt er niet meer mee weg om één keer per jaar te vragen: Hoe vindt u zelf dat het gaat?"

Traditioneel beoordelingsgesprek

De Geus gaat in op de achtergrond van het traditionele beoordelingsgesprek. "De oudste vorm van een evaluatie tussen medewerker en manager is het beoordelingsgesprek. De naam zegt het al: in zo'n overleg beoordeelt persoon A (de manager) persoon B (de medewerker). Heel vroeger vonden dit soort gesprekken eigenlijk alleen plaats wegens een promotie of een exit. In de loop der jaren zijn bedrijven dit steeds regelmatiger gaan doen en dan meestal in de laatste maand van het jaar; een eventuele loonsverhoging kon dan meteen in januari worden ingevoerd."

Functioneringsgesprek

Het beoordelingsgesprek werd volgens De Geus langzaam maar zeker aangevuld met het functioneringsgesprek. Daarin ging het al meer om tweerichtingsverkeer, dus meer gelijkwaardigheid. "Zo'n jaarlijks overleg gaat allang niet meer alleen over hoe een werknemer presteert, ook komt aan bod hoe de manager het eigenlijk doet als leidinggevende. En of de skills nog een beetje passen bij het functieprofiel. Niet onbelangrijk: er worden werkafspraken voor de nabije toekomst gemaakt. Ook is het niet ongebruikelijk om er 360-graden feedback bij te betrekken."

Standaardformulier

De CEO van Faculty of Skills stelt dat er in de praktijk een hoop mis gaat bij deze periodieke gesprekken. De voorbereiding laat bijvoorbeeld nog wel eens te wensen over. Hierdoor blijft het gesprek steken bij specifieke, recente gebeurtenissen zoals het resultaat van een net beëindigd project. Ook is er regelmatig sprake van een standaardformulier voor een functioneringsgesprek, dat het management wat al te letterlijk naloopt. Het gevolg is dat het gesprek aanvoelt als een af te vinken lijstje, terwijl belangrijke thema's die niet op het standaardformulier staan misschien niet eens aan de orde komen.

Regelmatig feedback nodig

De belangrijkste reden waarom het einde van de jaarlijkse gesprekken zich aankondigt, is misschien wel dat een gesprek per jaar echt te weinig is. "Medewerkers verwachten dat ze regelmatig feedback krijgen. Dat komt onder meer doordat medewerkers en managers niet meer altijd fysiek bij elkaar in de buurt werken. Mensen werken vaker thuis, bedrijven schakelen vaker freelancers in en overleg vindt regelmatig via telefoon of videoconferences plaats. Bovendien heeft taakgerichte aansturing plaatsgemaakt voor resultaatgericht werken en 'eigenaarschap' bij de medewerker." Daarom is het volgens De Geus belangrijker dan ooit dat de medewerker en leidinggevende elkaar regelmatig ontmoeten en bespreken hoe het gaat.

Empathischer

De Geus benadrukt daarnaast de behoefte van mensen aan positieve aandacht. "Dat is van alle tijden maar door de krapte op de arbeidsmarkt is het een kritisch punt geworden. Een organisatie die dit nalaat, verliest het. Zeker de jongere generatie vindt het prettig om regelmatig te horen hoe ze worden beoordeeld, waar hun sterke punten liggen en welke verbeterpunten er zijn. Voor managers betekent dit meestal dat ze moeten leren om zich empathischer op te stellen."

Performance management

De 'permanente dialoog' moet het eindejaarsgesprek vervangen. "In resultaatgerichte kringen heet dit ook wel het PF-gesprek (performance management)", licht De Geus toe. "Wat vroeger één of een paar keer per jaar gebeurde, wordt nu steeds meer uitgesmeerd over meerdere bijpraatmomenten gedurende het jaar. Daarbij houdt u als manager voortdurend de vinger aan de pols en stuurt u bij waar nodig. Het systematisch plannen blijkt relevanter dan u misschien zou denken." Het vermogen om de bijpraatgesprekken te voeren, is volgens De Geus niet vanzelfsprekend aanwezig, maar gelukkig te trainen. "Een keer per jaar kan trouwens het puntje 'arbeidsvoorwaarden' op de agenda van het overleg, want die zijn natuurlijk nog steeds relevant", vult hij aan.

Logische evolutie

De conclusie van De Geus is dat het echt heel ouderwets wordt dat een organisatie alleen een functionerings- en beoordelingsgesprek doet. "Bovendien evolueren we ook logischerwijs naar nieuwe vormen om over doelen en resultaten, functioneren en randvoorwaarden te spreken.

De manier waarop we nu werken en samenwerken brengt met zich mee dat het gesprek tussen manager en medewerker frequenter, systematisch en professioneel wordt gevoerd. Een levensvatbare organisatie verklaart het eindejaarsgesprek niet dood, maar voegt er wel een nieuw gespreksmodel aan toe - en pakt dit bloedserieus aan."

Tip

• Bereid je organisatie voor op een nieuwe aanpak van de gesprekscyclus met meer gespreks- en feedbackmomenten.
• Overleg met leidinggevenden en medewerkers over de beste aanpak.
• Bekijk wat nodig is bij een nieuwe aanpak en geef leidinggevenden daar de noodzakelijke training en middelen voor.

Bronnen: Managersonline.nl