Structuur in je ontwikkelingsgesprekken

Daniel Hoopman 19 november 2012 1886

In een gesprekkencyclus in het kader van performancemanagement of persoonlijke ontwikkeling of andere vorm van ontwikkelgesprekken is het belangrijk dat deze volgens een duidelijke structuur verloopt.

In de gesprekken met de medewerker kunt u praten over:

  • De werkzaamheden;
  • Het functioneren van de collega binnen het team of de organisatie;
  • De ontwikkeling en behaalde doelen van de medewerker.

De doelstelling van een ontwikkelingsgesprek is te komen tot nieuwe afspraken. Dit zijn afspraken die de werkprestaties, het functioneren van de organisatie en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker positief beïnvloeden. Daarbij krijgt de medewerker meer inzicht in eigen functioneren. We zullen de opzet van een ontwikkelingsgesprek in drie stappen bespreken. Te weten de voorbereiding, uitvoering en afronding van het gesprek.

Bereid u goed voor

Een goede voorbereiding van het gesprek zorgt ervoor dat de beide gesprekspartners zich goed kunnen voorbereiden en de omstandigheden voor zorgen dat de structuur van het gesprek niet verstoord worden. Zorg ervoor dat het gesprek ruim van te voren is ingepland in afstemming met de medewerker. Maak het doel van het gesprek duidelijk. Vraag de medewerker het gesprek goed voor te bereiden. Dit kan door inhoud van voorgaande gesprekken door te nemen en/of een lijst met onderwerpen op te stellen. Vraag of de medewerker de onderwerpen vooraf aan u stuurt. Bereid zelf ook het gesprek goed voor door kennis te nemen van eerdere gesprekken en de door de medewerker voorgestelde onderwerpen.

Tips
Plan voldoende tijd in een rustige ruimte waar u niet gestoord kan worden. Het is beter om het gesprek opnieuw te plannen als u onverhoopt onvoldoende tijd hebt om het gesprek te voeren.

De uitvoering

Het begeleidingsgesprek is op te delen in vier fasen. Om te beginnen is het belangrijk vertrouwen te creëren. Dit is belangrijk om er voor te zorgen dat de medewerker zich veilig voelt om voor hem/haar belangrijke en wellicht lastige onderwerpen te bespreken. Belangrijk bij het verkrijgen van vertrouwen is het duidelijk communiceren van het doel en de opbouw van het gesprek, met daarbij duidelijk aangegeven van een ieders rol hierin. Geef ook aan dat het belangrijk is open te zijn over eventuele knelpunten die de medewerker ervaart in zijn werk. Wees eerlijk in uw feedback en toon daarbij respect voor de medewerker.

In de tweede fase, de opening van het daadwerkelijke gesprek is het belangrijk eerst inzicht te krijgen in de beleving van de medewerker ten aanzien van zijn eigen functioneren. Indien de medewerker zaken heeft die zijn functioneren beïnvloeden kunnen die in deze fase van het gesprek aan de orde gesteld worden. Andersom moet u ook uw eigen mening over het functioneren van de medewerker duidelijk maken. Wat gaat er goed en wat minder goed? Welke knelpunten wilt u met hem/haar bespreken? Hoe gaat het met de doelstellingen en daarbij behorende acties. Aan het einde van deze fase heeft u duidelijkheid over de eventuele knelpunten of problemen die in de volgende fase aan de orde kunnen komen.

In de derde fase gaan u in op de inhoud van het gesprek de vastgestelde knelpunten, ontwikkelingsverloop, gestelde doelen en acties. Zorg voor een natuurlijk verloop en rond onderdelen goed af voordat u naar het volgende onderwerp gaat. Door goed door te vragen naar eigen inzichten en voorstellen van de medewerker maakt u er een open gesprek van.

De laatste fase in het gesprek is de komt de samenvatting aan de orde en het herhalen van eventueel gemaakte afspraken. Hoe heeft de medewerker het gesprek ervaren? Gaat dit gesprek bijdragen aan de ontwikkeling van de medewerker? Indien van toepassing zorg er voor dat er data en verantwoordelijke gekoppeld zijn aan afspraken die gemaakt zijn.

De afronding

Nadat het begeleidingsgesprek is gevoerd, is het belangrijk dat u het gespreksverslag en bijbehorende afspraken vastgelegd zijn in een daarvoor beschikbaar instrument zoals de Digitale Gesprekscyclus. Als manager moet u er nu op toe zien dat de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen. Dit geldt zowel voor de medewerker als voor uzelf.