Tien veelgemaakte fouten bij het beoordelingsgesprek

In dit artikel bespreken we tien veelgemaakte fouten van een beoordelingsgesprek. Deze zijn gebaseerd op een lijstje valkuilen bij beoordelingsgesprekken van HR-expert Cindy Vissers op de website Ondernemen met personeel. Zij kwam de valkuilen tegen in de praktijk.

Door rekening te houden met deze veelgemaakte fouten haal je meer uit een beoordelingsgesprek.

1. Een eenmalig kort beoordelingsgesprek

Als je met een werknemer de prestaties van een heel jaar in een uur bespreekt dan is dat teveel in korte tijd. Het is beter om het hele jaar met elkaar in gesprek te zijn. Ten eerste is dat een aanrader omdat feedback eigenlijk alleen effectief is als je deze meteen na een gebeurtenis geeft. Daarnaast hoef je dan later geen tijd te besteden aan gebeurtenissen die al hebben plaatsgevonden. Je hoeft zo tijdens het beoordelingsgesprek alleen in hoofdlijnen aandacht te schenken aan de afgelopen periode. Daarna kan je die afsluiten en in gesprek gaan over het komende jaar. “En maak vooral mooie plannen!”, raadt Vissers aan.

2. Onduidelijke feedback

Als je zaken waarover je het afgelopen jaar meer en minder tevreden was bij het functioneren van de werknemer wilt bespreken tijdens het beoordelingsgesprek moet je oppassen voor het geven van onduidelijke feedback. De kans is dan namelijk aanwezig dat je niet meer helemaal weet wat er precies aan de hand was. Als je verder geen concrete informatie hebt verzameld over het functioneren van de werknemer, dan is de kans groot dat je alleen vage feedback kunt geven. Het is beter om dergelijke feedback te vermijden.

3. Te vluchtige beoordeling

Leidinggevenden hebben vaak pas op het laatste moment tijd voor een beoordelingsgesprek. Dat betekent een haastige voorbereiding waarbij de leidinggevende vaak niet terug kan vallen op goede aantekeningen. Als de leidinggevende dan misschien wel zeven of acht mensen moet beoordelen, is de kans groot dat dat snel en vluchtig gebeurt. Het is dan al heel wat al als de leidinggevende enigszins kan onderbouwen hoe een werknemer heeft gefunctioneerd. Zowel de werknemers als de leidinggevende zitten niet op zo’n beoordelingsgesprek te wachten.

4. Overdreven kritisch beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek mag kritisch zijn, maar het moet geen ‘spijkers op laag water zoeken’ worden. Dat kan de ervaring van sommige werknemers zijn. Onderzoek toont namelijk aan dat 17 procent van de werknemers hun leidinggevende tijdens het beoordelingsgesprek als extreem onaardig ervaren. Verder heeft 30 procent het gevoel dat de leidinggevende opeens veel kritischer is dan normaal. Dit kan je tegengaan door je medewerkers constructieve feedback te geven, waarbij minder nadruk ligt op negatieve punten.

5. Te weinig inzicht in de prestaties

Je moet een beoordeling goed kunnen onderbouwen. Hiervoor moet je voldoende inzicht hebben in de prestaties van een werknemer, hoewel dat in de praktijk niet altijd gemakkelijk is. Anders loop je namelijk het risico dat je beoordeling voortkomt uit persoonlijke overtuigingen, aannames of ongefundeerde veronderstellingen. Win daarom voor het beoordelingsgesprek informatie in over de prestaties van een werknemer bij bijvoorbeeld collega’s, klanten en de werknemer zelf.

6. Onduidelijke afspraken

Als afspraken onduidelijk zijn dan kan je werknemers niet goed beoordelen. Zorg dat er geen twijfel kan bestaan over wat je van de werknemer verwacht en waarop je hem of haar uiteindelijk beoordeelt. Let er daarom op dat je SMART- doelen met de werknemer afspreekt, oftewel afspraken die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Met dergelijke afspraken kan je goed nagaan of een medewerker naar behoren presteert.

7. Geen ruimte voor de werknemer

Op zich is een beoordelingsgesprek een eenzijdig gesprek dat draait om jouw beoordeling van de werknemer. Het is echter ook niet goed als jij alleen het woord voert. Krijgt een werknemer te weinig de ruimte voor een reactie, dan heb je geen beeld of je feedback wel goed overkomt. Daarnaast bestaat de kans dat hij belangrijke informatie niet aan je doorgeeft.

8. Teveel stilstaan bij zwakke punten en recente gebeurtenissen

Een leidinggevende kan zich soms teveel richten op zwakke punten van een werknemer en actuele gebeurtenissen. Een te groot deel van het gesprek gaat dan over wat iemand niet goed kan in combinatie met recente voorbeelden. Je kunt daarom beter tijd steken in de ontwikkeling die iemand heeft doorlopen tijdens de hele beoordelingsperiode.

9. Te weinig training in het voeren van een goed beoordelingsgesprek

Wil je een goed beoordelingsgesprek voeren dan moet je een aantal gesprekstechnieken beheersen. Denk aan het goed kunnen luisteren, samenvatten en doorvragen. Daarnaast zijn het op de juiste wijze feedback geven, adviseren en uitleggen van belang. Vaak hebben leidinggevenden hiervoor geen goede training gehad. Hierdoor is de kans groter dat zij niet het maximale uit het beoordelingsgesprek halen.

10. Vermijden van een eerlijk oordeel

Er moet vertrouwen bij de werknemer zijn dat je een eerlijk oordeel geeft. Vermijd je zo’n oordeel, dan bied je hem niet de gelegenheid om zijn functioneren te verbeteren. Het beoordelingsgesprek heeft dan dus weinig toegevoegde waarde. Onderling vertrouwen is essentieel. De werknemer moet namelijk het vertrouwen hebben dat je echt zijn functioneren wilt verbeteren. Jij moet erop kunnen vertrouwen dat hij daadwerkelijk met verbeteringen aan het werk gaat.

Naar een goed beoordelingsgesprek

Uit al deze valkuilen blijkt wel dat beoordelen geen simpele opgave is. Kun je de tien fouten vermijden, dan heb je meer kans dat je organisatie de vruchten plukt van een goed beoordelingsgesprek met beter presterende medewerkers.

Tip

Bereid een beoordelingsgesprek goed voor. Daarbij kan een goed digitaal gespreksdossier zoals dat van De Digitale Gesprekscyclus helpen. Dat bespaart je tijd en helpt je om snel alle relevante informatie over een werknemer op te zoeken en mee te nemen in het gesprek.

Bron: Ondernemen met personeel