Tips voor het voeren van een goed functioneringsgesprek

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 4 februari 2021 105

Het functioneringsgesprek is voor werknemer en werkgever vaak een verplicht ritueel. Ieder jaar een uur een gesprek met het doorlopen van een vragenlijst en je kunt samen weer een jaar verder. Dat is jammer, want een goede aanpak van zo’n functioneringsgesprek kan voor de deelnemers van veel waarde zijn.

Je kunt als werkgever het beste met een functioneringsgesprek omgaan als een kans om je werknemer te laten groeien. Het gaat dan om aandachtspunten zoals waar de werknemer energie van krijgt, hoe hij of zij zich verder wil ontwikkelen en welke belemmeringen de werknemer daarin ondervindt. Deze punten zijn in de coronaperiode nog belangrijker, want door het thuiswerken heb je moeilijker zicht op het welbevinden van je medewerkers.

Van Vera Lenaerts, Solution Marketeer bij Exact, zijn de volgende zes tips afkomstig hoe je als werkgever het maximale uit een functioneringsgesprek kunt halen:

Nodig de werknemer op tijd uit voor het functioneringsgesprek

Doe het functioneringsgesprek er niet even tussendoor. Stuur de werknemer minimaal een maand van tevoren een uitnodiging. Dat geeft jou en de medewerker de tijd voor een goede voorbereiding. Daarmee benadruk je dat je het gesprek serieus neemt en dat stimuleert de werknemer om dat ook te doen.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Bedenk van tevoren goed wat jullie willen bespreken en maak samen een lijst agendapunten. Daarmee voorkomen jij en de werknemer verrassingen en kunnen jullie je optimaal voorbereiden. Zo kan je het functioneringsgesprek het meest efficiënt voeren. Haal ook het verslag van een eventueel eerder functioneringsgesprek erbij en controleer wat er met de actiepunten is gebeurd. Je ziet dan geen belangrijke zaken over het hoofd en je kunt meer gericht complimenten en feedback geven.

Let op veiligheid

Een functioneringsgesprek verloopt veel beter als je werknemer open en eerlijk durft te praten. Je krijgt dat alleen voor elkaar door te zorgen voor een gevoel van veiligheid. Daaraan werk je ook het hele jaar via het opbouwen van een band met je werknemers. Je kunt dit echter tijdens de gesprekscyclus versterken door letterlijk te zeggen dat de werknemer open en eerlijk kan zijn.

Goed omgaan met feedback

Als werkgever geef je tijdens een functioneringsgesprek niet alleen feedback, maar je krijgt deze ook. Ga hier op de juiste manier mee om. Dat betekent dat je je gesprekspartner niet aanvalt, maar dat je opbouwende feedback geeft en deze onderbouwt met voorbeelden. Voel je daarnaast niet bedreigd als je zelf feedback ontvangt. Dat is namelijk juist zeer waardevol. Deze feedback kan je namelijk helpen om beter als werkgever te functioneren.

Maak een verslag van het functioneringsgesprek

Leg het functioneringsgesprek altijd vast in een verslag. Dat is een officieel document dat jij en de werknemer bij akkoord allebei moeten ondertekenen. Het verslag heeft als voordeel dat je bij een vervolggesprek de behandelde onderwerpen en gemaakte afspraken er nog eens bij kunt halen.

Continu feedback geven

Eigenlijk moet je de zaken die je tijdens het functioneringsgesprek behandelt het hele jaar door bespreken. Met het continu geven van feedback en het samen kijken naar zaken die goed en fout gaan, kan de inhoud van een functioneringsgesprek nooit een verrassing zijn voor jou en de werknemer.

Tips

  • Houd het hele jaar door de gesprekscyclus bij.
  • Leg daarvoor de feedback die je geeft en krijgt per werknemer vast.
  • Vermeldt natuurlijk ook de officiële functionerings- en beoordelingsgesprekken en de verslagen van die gesprekken.

Bron: Managersonline.nl