Vier tips voor een succesvol zelfsturend team

Een zelfsturend team klinkt prachtig. Gezamenlijk bepalen van doelstellingen, bedenken hoe je deze gaat bereiken en wie daarvoor nodig zijn. Vervolgens ben je als team samen verantwoordelijk voor het eindresultaat. Er kleven echter wel wat haken en ogen aan zo’n team. We geven je daarom vier tips om duurzaam tot een succesvol zelfsturend team te komen.

Vooral de hoge mate van vrijheid en eigen beslissingsbevoegdheden van een zelfsturend team kunnen bij medewerkers zorgen voor bevlogenheid en intrinsieke motivatie. Zelfsturende teams kennen echter ook risico’s. Mensen verschillen en hebben allemaal een eigen mening. Als medewerkers het onderling niet eens worden, dan kan dat leiden tot afsplitsingen. Daarnaast kunnen bepaalde teamleden het lastig vinden om feedback te geven of te ontvangen. Dit schrijft Else de Boer op HRbase. Zij geeft daar vier tips om met succes zelfsturende teams te formeren en risico’s te voorkomen. Deze hebben we hieronder voor je op een rij gezet.

Tip 1: Genoeg bevoegdheden, instrumenten en informatie

Voert een team zelfstandig een afgebakende teamtaak uit, dan moet het team ook bevoegd zijn om alle taken uit te voeren. Dit bespaart mogelijk veel tijd en frustratie. Daarnaast moeten de instrumenten en informatie die het zelfsturende team nodig heeft voor het afronden van de taak ook altijd beschikbaar zijn. Zo krijgt het team vertrouwen en wordt het echt zelfstandig.

Tip 2: Afgebakende taken zelfsturend team

Individuele medewerkers hebben hun eigen werkzaamheden. Er is echter pas sprake van een team als de teamleden samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Bij een zelfsturend team zijn de medewerkers samen verantwoordelijk voor een bepaalde taak of activiteit. Voor een zelfsturend team is het van belang dat de deelnemers niet alleen hun werkzaamheden zoals eerder uitvoeren. Er moeten ook samenhangende activiteiten zijn die worden gecoördineerd door het team. Daarbij is sprake van een duidelijke visie bij de werkzaamheden. Het management heeft daar kaders voor opgesteld. Zo kan het team samen een volledige taak afronden.

Tip 3: 'Wat' en 'waarom' centraal bij beoordeling leidinggevende

Voor de leidinggevende is een nieuwe rol weggelegd. Hij (of zij) zal een zelfsturend team ruimte en vertrouwen moeten leren geven. Hierbij zal hij niet alleen uit moeten gaan van het ‘hoe’, maar vooral van het ‘wat’ en ‘waarom’. Daarbij is een goede balans nodig tussen sturing en zelforganisatie. De sturing betekent het communiceren van een duidelijke visie waaraan de manager bepaalde kaders geeft. Hij monitort de voortgang en resultaten wel, maar zijn aandacht richt zich vooral op wat er in de uitvoering gebeurt. Zelforganisatie betekent ruimte voor initiatieven. De teams pakken de eigen verantwoordelijkheid zelf op. Ze hebben overzicht over de eigen resultaten en werken altijd klant- en resultaatgericht.

Tip 4: Investeren in transitie naar goed functionerende zelfsturing

Een transitie naar een zelfsturend team betekent veranderingen. Zo krijgen medewerkers duidelijk meer zeggenschap over regelmogelijkheden. Het vraagt om tijd en aandacht om daaraan te wennen en om uiteindelijk de overgang te maken naar zelfsturing.

Medewerkers kunnen problemen of onderlinge conflicten niet meer door een baas laten oplossen. Dat moeten ze zelf doen. De teamleden moeten leren om gelijkwaardig samen te werken, zodat het zelfsturende team besluiten neemt met voldoende draagvlak. Pas daarna kunnen de medewerkers oude protocollen, regels en systemen aanpassen.

Duurzame samenwerking

De vier tips uit dit blog dragen bij aan effectieve zelfsturende teams. Als de teamleden zich blijven inzetten voor de genoemde aanpak dan wordt deze deel van hun ‘systeem’. Zo komt een duurzame samenwerking tot stand met veel kans op succes.

Bronnen: Over Het Nieuwe Werken, HRbase