Verbeter je organisatie met een goed exitgesprek

Met de feedback die je ontvangt tijdens een exitgesprek kun je je organisatie versterken en interessanter maken voor huidige en toekomstige medewerkers. Hoe kan je zo’n gesprek goed voeren en welke vragen kan je daarbij stellen?

Werkgevers richten zich op een krappe arbeidsmarkt vooral op het aantrekken en behouden van werknemers en niet zo vaak op het exitgesprek. Dit gesprek kan echter organisaties op een effectieve manier verbeteren en aantrekkelijker maken voor huidige en toekomstige medewerkers. Voor Susanne Laverman, arbeids- en organisatiepsycholoog en interim HR-manager Jacco van den Berg, managementtrainer en auteur van Het GROTE Gesprekken Boek, is het een essentieel instrument.

Een exitgesprek is geen formaliteit

Organisaties behandelen exitgesprekken vaak als formaliteit, als slotgesprek waarbij de vertrekkende werknemer nog één maal praat over zijn ervaringen met de organisatie. Een exitgesprek kan echter strategische waarde hebben bij een goede toepassing ervan. Volgens Laverman helpt het organisaties te begrijpen waarom mensen vertrekken. “Is het vanwege arbeidsvoorwaarden, salaris, leiderschap of toch de bedrijfscultuur?”

Informatie over nieuwe werkgever

Ook kan uit een exitgesprek blijken wat de concurrentie anders of beter doet. “Medewerkers vertrekken vaak naar een concurrent. Door goed door te vragen, krijg je een beeld van wat hen aantrekt bij die andere werkgever, wat ze bij jou niet vinden”, zegt Laverman. “Misschien bieden zij betere doorgroeimogelijkheden of een flexibeler werkklimaat. Dat is waardevolle informatie.”

Open exitgesprek

Van den Berg stelt dat een exitgesprek geen afvinklijst moet zijn, maar een open gesprek. Luisteren is volgens hem de sleutel. “Open vragen stellen, maar vooral doorvragen, om te ontdekken wat er écht speelt.” Laverman vult dat aan: “Het gaat erom trends te ontdekken die anders onopgemerkt blijven. Als je bijvoorbeeld telkens hoort dat medewerkers zich niet gesteund voelen in hun ontwikkeling, moet je dat serieus nemen.”

Vertrouwelijkheid essentieel

Het is volgens Van den Berg belangrijk dat het exitgesprek om vertrouwen draait. “Als medewerkers weten dat ze eerlijk kunnen zijn, kan dat waardevolle inzichten opleveren die anders misschien niet worden gedeeld. Vertrouwelijkheid is dan essentieel.” Laverman kent dit uit eigen ervaring: “Binnen de organisatie waarvoor ik nu werk, voeren we om die reden zelfs 2 exitgesprekken: 1 met de leidinggevende en 1 met HR. Niet iedereen durft of wil eerlijk zijn tegen de leidinggevende. Om dit te ondervangen voeren we tegenwoordig dus 2 gesprekken.”

Feedback gebruiken

Organisaties moeten wel wat doen met de feedback die uit de exitgesprekken naar voren komt. “Als uit meerdere gesprekken blijkt dat arbeidsvoorwaarden een knelpunt zijn, dan moet je dat als HR of directie serieus nemen. Informatie uit exitgesprekken kan een stevige case vormen om als HR mee naar het managementteam (MT) te nemen”, legt Laverman uit. “Met de inhoud van exitgesprekken kan de organisatie vertrekredenen wegnemen en dat is een goed signaal naar de achterblijvers”, stelt Van den Berg. “Ook hiermee versterkt de organisatie haar imago op de arbeidsmarkt.”

Verbeterpunten

Laverman merkt op dat ook onderwerpen als een reisvergoeding of doorgroeimogelijkheden uit een exitgesprek naar voren kunnen komen. “Als je medewerkers wil behouden, moet je bereid zijn om verbeteringen door te voeren.” Daar is Van den Berg het mee eens: “Dat is precies de kracht van exitgesprekken. Ze kunnen je wijzen op verbeterpunten die de organisatie daadwerkelijk helpen te evolueren.”

Deur open houden

Bij de huidige strijd om talent kunnen organisaties een exitgesprek ook gebruiken voor een eventuele toekomstige terugkeer van vertrekkende werknemers. Laverman adviseert om het exitgesprek positief af te sluiten en te benadrukken dat de deur altijd openstaat. “Soms ontdekken mensen bij een nieuwe werkgever dat het gras niet groener is. Als ze zich welkom voelen, is de kans groter dat ze terugkeren.” Bij dit ‘boemerangeffect’ kan de werknemer vaak bij terugkeer meteen (weer) meedraaien, omdat een uitgebreid onboardingstraject niet nodig is. Van den Berg noemt de voordelen van deze situatie, waarbij de werknemer elders waardevolle kennis en ervaringen heeft opgedaan en zijn of haar netwerk heeft uitgebreid.

Prettig exitgesprek

Daarbij leidt een goed afscheid met een prettig exitgesprek volgens Laverman tot een grotere kans dat vertrekkende werknemers positief zijn over de organisatie in hun netwerk. “Medewerkers die vertrekken blijven ambassadeurs.”

Vast onderdeel van HR-strategie

Voor succesvolle exitgesprekken is een structurele inzet en analyse ervan nodig. “Wij verzamelen de resultaten per kwartaal en koppelen ze terug aan het managementteam”, licht Laverman toe. “Zo wordt het een vast onderdeel van onze HR-strategie.”

Aanvulling op werving en behoud

Het is aanlokkelijk voor werkgevers om zich op een krappe arbeidsmarkt te richten op werving en behoud. Een goed gevoerd exitgesprek kan echter leiden tot een beter functionerende organisatie die aantrekkelijker is voor nieuw talent. Afsluitend stelt Van den Berg dan ook dat je een kans mist als je het niet doet.

Nuttige vragen voor een exitgesprek

De volgende vragen kan je bijvoorbeeld stellen tijdens een exitgesprek:

• Wat had de meeste invloed op je beslissing om bij ons te vertrekken?
• Was er een specifieke gebeurtenis of een patroon dat daarbij een rol speelde?
• Welke fysieke of praktische zaken zorgden dat je jouw werk moeilijker kon doen?
• Hoe heb je je dagelijkse werkzaamheden beleefd?
• Hoe verliep de samenwerking met je collega’s?
• Welke relatie had je met je leidinggevende?
• Hoe ging de organisatie om met successen en tegenslagen?
• Wat voor werkdruk heb je ervaren?
• Op wat voor manier heb je de werksfeer in je team beleefd?
• Wat vond je van je salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden?
• Miste je bepaalde arbeidsvoorwaarden?
• Hoe zou je de organisatie wijzigen om werknemers langer te behouden?

Tip

Laat informatie over het functioneren van medewerkers en je organisatie niet alleen afhangen van een exitgesprek. Moedig directe feedback van je huidige werknemers aan. Zorg daarom voor een open en veilig klimaat waarin ze gemakkelijk feedback kunnen geven, zonder bang te hoeven zijn voor negatieve gevolgen.

Bron: PW.