Vermijd vijf veelgemaakte fouten tijdens moeilijke gesprekken

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 22 juli 2021 156

Emoties zoals stress, angst, woede kunnen er tijdens een lastig gesprek gemakkelijk toe leiden dat je iets verkeerd zegt. Je kunt dat beter voorkomen. Het kan bijvoorbeeld een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek verstoren, wat beide gesprekspartners kan benadelen.

Volgens Jim Detert, hoogleraar aan de University of Virginia’s Darden School of Business, moet je eigenlijk tijdens een moeilijk gesprek nooit de gevoelens en meningen van anderen uit het oog verliezen. “Het maakt niet uit hoe goed je bent voorbereid. Je beste plannen gaan in rook op als je de ander beledigt of boos maakt”, stelt Detert in Harvard Business Review. Detert ziet vijf, veelgemaakte fouten en geeft de volgende oplossingen om deze te voorkomen.

1. Er niet van uitgaan dat je gelijk hebt

Zelfs als je denkt dat je 100 procent gelijk hebt, moet je woorden als ‘duidelijk’, ‘vanzelfsprekend’ of ‘zonder twijfel’ niet gebruiken. Daarmee ga je er namelijk meteen vanuit dat de ander het met je eens is. Niet iedereen ziet de dingen echter gelijk. Het kan ook zijn dat je je collega meer moet overtuigen om het met je eens te zijn. Suggereer je wellicht onbedoeld dat iemand anders mening dom of onjuist is, dan kan die ander zich beledigd of voor het blok gezet voelen. Het is genoeg om je mening daadwerkelijk overtuigend te brengen. Je hoeft dat dan niet nog eens met woorden te bekrachtigen.

2. Niet overdrijven

Door overdrijven wordt je minder geloofwaardig. Het leidt tot discussies over de juistheid van beweringen in plaats van over de feitelijke inhoud. Je gesprekspartner zal namelijk eerder concluderen dat iets niet waar is, wat leidt tot een discussie. Dat is niet de bedoeling als je een zakelijk gesprek wilt voeren in de vorm van bijvoorbeeld een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.

3. Anderen niet de schuld geven

Ben je boos omdat een collega iets heeft gezegd of gedaan, dan is het normaal dat je emotioneel reageert. Dat is ook niet erg. Het is echter niet slim om daarna tijdens het gesprek te vertellen waarom je zo reageert. Dat kan namelijk averechts uitpakken.

Als een collega je bijvoorbeeld onderbreekt terwijl je net begint te praten, dan kan het duidelijk zijn dat je het niet prettig vindt dat hij dat doet. Je kunt dan volgens Detert beter niet zeggen dat het je boos maakt dat de collega je onderbreekt. De kans is dan groot dat het gesprek in ruzie eindigt.

Als ze ergens de schuld van krijgen dan vinden mensen dat namelijk niet prettig. Ze zullen zichzelf dan eerder gaan verdedigen en in de aanval overgaan. Detert geeft aan dat je bijvoorbeeld wel kunt vragen of de collega je niet wil onderbreken totdat je klaar bent. Een andere optie is dat je gewoon niets zegt en probeert je verhaal te vervolgen.

4. Iemands karakter of integriteit niet in twijfel trekken

Als je het gedrag van een collega als onprofessioneel, verkeerd of onethisch ervaart, kun je beter niet letterlijk die woorden gebruiken. De kans is dan namelijk groot dat de collega in de verdediging schiet. Iedereen beschouwt zichzelf namelijk graag als fatsoenlijk en moreel. Richt je je op iemands gedrag, dan gaat het niet meer over de inhoud, maar over iemands karakter. Mist iemand bijvoorbeeld een deadline, dan zou je kunnen aangeven dat je dat onprofessioneel vindt. Het is echter beter om te zeggen dat het missen van de deadline ‘afbreuk doet aan de missie’.

5. ‘Ik bedoel het niet persoonlijk’

Tijdens gesprekken zeggen mensen nog weleens dat ze het niet persoonlijk bedoelen. Deterts ervaring is dat als iemand zegt dat je het niet persoonlijk op moet vatten, dat diegene (onbewust) beseft dat het voor de ander heel persoonlijk is. Kwets je iemand, maak je hem of haar boos of raak je hem of haar op een andere manier met wat je zegt of doet, dan maak je het alleen maar erger door te zeggen dat het niet persoonlijk is. Je kunt dan beter aangeven dat je onderkent dat het iemand persoonlijk raakt. Heb je moeite om dat op te merken, dan kun je beter niets zeggen.

Tips

  • Let erop dat je ook tijdens beoordelingsgesprekken of functioneringsgesprekken de vijf veelgemaakte fouten voorkomt. Juist bij deze gesprekken is het belangrijk dat het om de inhoud blijft gaan.
  • Lopen de emoties tijdens een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek onverhoopt toch hoog op dan is het verstandig om een pauze in te gelasten, zodat de gesprekspartners even tot zichzelf kunnen komen en de zaken op een rijtje kunnen zetten.

Bron: MT/Sprout