Vier manieren om de sfeer te verbeteren in een kleine organisatie

Daniel Hoopman 16 augustus 2018 482

Het is niet opmerkelijk dat het groepsgevoel in een kleine organisatie sterk is. Iedereen kent elkaar en dat zorgt al snel voor meer eenheid. Het kan echter nog beter. Adviesbureau House of Performance, dit jaar uitgeroepen tot Best Place to Work 2018 in de categorie Small Workplaces, geeft vier tips voor het verbeteren van de werksfeer in kleine organisaties.

1. Vaste kantoordag vrijdag

Een werkweek is zo voorbij en is voor je het weet helemaal gevuld met reizen, afspraken, acquisitie of projectoverleg. Je hebt dan snel te weinig aandacht voor je collega’s, je individuele ontwikkeling en de grote strategische lijnen van de organisatie. House of Performance (HofP) heeft daarom vrijdag tot vaste kantoordag uitgeroepen. “Onze 45 consultants werken vooral op de werkvloer bij klanten. Het zijn slimme mensen die veel weten over bedrijfsvoering. Die kennis willen we ook intern gebruiken. Ons beleid wordt daarom niet alleen gemaakt door de vijf partners, maar met input van alle medewerkers”, licht Geralda van Sandijk, manager HR en Operations, toe.

Tussen 13.00 uur en 14.00 uur vindt op vrijdag de gemeenschappelijke ‘Obeya’ plaats. Het Japanse Obeya betekent grote ruimte en verwijst naar de ‘grote kamer’ waar medewerkers overleggen over strategie, prestaties en projecten. “Tijdens de Obeya bespreken we wat er in de organisatie gebeurt en welke rol medewerkers daarin vervullen”, vertelt Van Sandijk. Het gaat dus om een strategiemeeting, maar dan met elke medewerker erbij. Zoiets is alleen mogelijk in een kleine organisatie.

2. Ruimte voor fouten

Op de bijeenkomsten op vrijdag bespreken de aanwezigen niet alleen de strategie. Medewerkers delen onderling ook hun successen en mislukkingen, Op die manier staan ze volgens Van Sandijk regelmatig stil bij hun eigen ontwikkeling. “Daardoor ontstaat trots in de organisatie.” Het voorbeeld van de partners is daarbij erg belangrijk. “Als zij bewust over hun fouten vertellen, kan iedereen daarvan leren.”

HofP stimuleert nieuwe werknemers om contact te leggen met hun collega’s.”Ga eens koffie met ze drinken en vraag waar ze mee bezig zijn”, aldus Van Sandijk. Een keer per jaar gaan alle medewerkers naar de Universiteit van Cambridge voor hun inhoudelijke ontwikkeling. Hiermee geeft HofP vorm aan de lerende organisatie die het wil zijn. Volgens Van Sandijk worden werknemers in zo’n sfeer creatiever en presteren ze beter.

3. Thuis voelen

Een organisatie presteert beter als de werknemers meer ontspannen zijn. HofP heeft zijn kantoor dan ook zo ingericht dat werknemers zich er thuis voelen. Er staan strakke houten tafels en zithoeken met kuipstoelen voor overleg met een collega.”Eten en drinken staan altijd klaar. En, voor iedereen erg belangrijk: er is goede koffie”, vertelt Van Sandijk.

De HofP-medewerkers beschouwen hun collega’s als familie. Daarvoor investeert het bedrijf veel in sociale activiteiten. “Elke vrijdag is er een borrel in de eigen woonkeuken en in het weekend gaan collega’s regelmatig samen racefietsen of naar een festival. Naast de jaarlijkse inhoudelijke Cambridge-week gaan we er eens per jaar op uit puur voor de fun.” Afgelopen jaar gingen de medewerkers naar het Italiaanse Napels. “De ene dag bezochten we de Vesuvius en Pompeï en de andere dag gingen we sportief fietsen of op stadswandeling.” Voor Van Sandijk zijn deze informele activiteiten erg belangrijk. “Als je elkaar ook buiten het werk een beetje kent, kun je vaak weer beter samenwerken. Je begrijpt elkaar beter, weet wat er speelt in het leven van je collega.”

4. Verantwoordelijke medewerkers

De eenheid komt daarnaast ook door het recruitmentbeleid. HofP selecteert mensen die de waarden van het bedrijf delen. Van Sandijk: “HofP-medewerkes zijn sociale mensen, verbinders met focus, met een rechte rug. En ze brengen energie mee.”

Dat zijn de formele karakteromschrijvingen van HofP-medewerkers. Ondertussen hebben ze ook een groot verantwoordelijkheidsgevoel. De medewerkers houden hun uren en vakantiedagen zelf bij. Voor acquisitie hanteert HofP geen persoonlijke targets. “Verkoop is altijd een team effort. Als je met persoonlijke targets werkt, gaan mensen zichzelf vóór de groep plaatsen. Dat is het laatste wat je wil”, beklemtoont Van Sandijk. Creëer een gezamenlijk doel, leg de voortgang vast en bespreek dit in regelmatige gesprekken op individueel niveau. Werken aan een gezamenlijk doel creëert een groepsgevoel.

De eigen verantwoordelijkheid keert terug in de inzet van de werknemers. “Mensen die hier een veertigurencontract hebben, zullen gemiddeld wel meer dan veertig uur per week werken. Toch zal het gemiddelde niet boven de vijftig uren liggen. In een analysefase kunnen HofP-ers wel meer dan zestig uur maken, maar als het werk de week erna af is en de zon schijnt, dan kunnen ze prima een middagje naar het strand.”

Tips

  • De vier tips uit deze blog slaan op kleine organisaties. Werkt u in een grotere organisatie dan kunt u ze natuurlijk ook goed toepassen op uw afdeling.
  • Zijn in uw organisatie of afdeling de medewerkers ook vaak buiten de deur. Dan is het een goed idee om net als House of Performance een vaste dag of dagdeel per week in te ruimen voor gemeenschappelijk overleg.
  • Zet de waarden van uw organisatie duidelijk op een rij en neem deze mee in de selectie van nieuwe medewerkers. Bespreek deze in regelmatige gesprekken.
  • Creëer een gezamenlijk doel, leg de voortgang vast en bespreek dit in regelmatige gesprekken op individueel niveau.

Bron: MT