Vier manieren om gemakkelijker feedback te geven

Je hebt je vast wel eens afgevraagd hoe je het beste feedback kon geven aan een collega. Het mag de verhoudingen niet verslechteren en tegelijk wil je wel je punt maken. Daarnaast is ook het ontvangen van feedback zonder het persoonlijk op te vatten een aandachtspunt. Hoe pak je de feedback het beste aan?

Op het internet staan talloze cursussen feedback geven. Volgens Elsbeth Tramper, organisatiepsycholoog en teamcoach bij Drietact, wordt in bedrijven echter moeizaam omgegaan met feedback. “In de sportwereld zie je dat sporters iedere dag feedback krijgen van hun coach. In het bedrijfsleven gaat dat proces veel langzamer. Maar stel je voor dat een sporter pas een week later, of zelfs nog later, te horen krijgt wat anders moet”, licht ze toe.

Te weinig feedback

Daarnaast wordt er te weinig feedback gegeven. Tramper ziet als oorzaak dat er niet altijd een open cultuur is op de werkvloer, terwijl veel bedrijven dat volgens haar wel willen. Lilian Woltering, trainer in zakelijke omgangsvormen, ziet ook dat werknemers aan hun collega's minder gemakkelijk feedback geven. “Dat is eenvoudiger met mensen die dicht bij je staan, zoals je familie. Op de werkvloer is het ingewikkelder.” Hoe kan je daar het beste mee omgaan?

1. Feedback in plaats van kritiek

Woltering adviseert om het te hebben over feedback en niet over kritiek. Volgens haar maak je het dan een stukje positiever. “Eigenlijk is feedback ook iets positiefs aan iemand meegeven. Het is iets nuttigs, want je wilt dat iemand anders iets beter doet.” Een aanrader van Tramper hierbij is om de feedback aan te kondigen. “Als je zegt dat je iemand feedback wil geven en vraagt of diegene ervoor openstaat, wordt diegene niet overrompeld en heeft hij of zij tijd om na te denken.” Ze adviseert om vooraf goed na te denken over de feedback die je wilt geven. “Helpt die je collega, het team en het bedrijf?”

2. Het juiste moment voor feedback

Het is volgens Woltering belangrijk om goed aan te voelen wanneer je de feedback het beste kunt geven. “Soms kan het wel waar andere collega's bij zijn, maar vaker is een op een toch een geschiktere methode.” Tramper onderstreept de noodzaak van het persoonlijk geven van feedback. “Nu moet het misschien op afstand vanwege het verplichte thuiswerken, maar doe het dan via een telefoongesprek of videobellen, niet via een mailtje. Dan kan het fout geïnterpreteerd worden.”

3. Positieve feedback

Het positief geven van feedback is volgens Tramper essentieel. Ze heeft daarvoor een vier-stappen aanpak. De eerste stap is het benoemen van observeerbaar gedrag. Daar gaat het volgens haar vaak fout. “Zeg letterlijk wat iemand doet, in plaats van je eigen interpretatie te geven.” Als tweede stap betrek je jezelf er pas bij. “Noem daarna wat voor gevolg het gedrag van de ander op jou heeft, dus welke conclusies je daaruit trekt.” Is een collega bijvoorbeeld vaak te laat, dan kun je concluderen dat hij of zij het teambelang minder belangrijk vindt.

Daarna doe je er goed aan positief te benoemen wat je behoefte is. “Dus zeg dat je het fijn zou vinden als iemand voortaan op tijd komt, omdat je dan het idee hebt dat hij of zij het werk serieuzer neemt”, adviseert Tramper. Stap vier is het eventueel doen van een verzoek. Vaak hoeft deze stap volgens Tramper niet. “Want na stap drie snappen veel mensen wel wat je vraagt.”

4. Ontvang zelf feedback ook goed

Voor het op een juiste manier geven van feedback is het belangrijk om te weten hoe je die zelf goed ontvangt. Dat betekent niet meteen in de verdediging gaan. Woltering: “Vaak zeggen mensen meteen 'ja, maar' of 'hoezo'. Beter is om iemand uit te laten praten en als je iets niet begrijpt, te vragen wat de ander bedoelt.” Tramper vult dat aan: “Als ontvanger moet je luisteren, samenvatten en doorvragen. Want de ander wil jou alleen maar helpen, net als dat jij iemand wil helpen als je zelf feedback geeft.”

Tip

Vraag je af of de cultuur in jouw organisatie voldoende open is voor het geven van feedback. Is dat niet zo dan doe je er goed aan om te kijken wat nodig is voor een meer open cultuur en in het verlengde daarvan het gemakkelijker geven van feedback.

Bron: NU.nl