Vijf aandachtspunten bij implementatie HR-software voor je gesprekscyclus

Het gaat niet vanzelf om nieuwe software voor je gesprekscyclus zoals De Digitale Gesprekscyclus te implementeren of optimaliseren. Er is een goede organisatie voor nodig en ook na de verandering moet je er actief mee omgaan. Wij hebben een aantal aandachtspunten voor je op een rij gezet.

Communicatie is erg belangrijk als je overstapt naar nieuwe software voor je gesprekscyclus. Daarbij ben je er niet als de software eenmaal ‘live’ is gegaan. Alle medewerkers in je organisatie gaan de software nu echt gebruiken. Daarbij zijn de volgende vijf aandachtspunten van belang:

1. Houd de aandacht vast

Juist tijdens het eerste gebruik van de nieuwe software voor de gesprekscyclus is het van belang dat je de aandacht vasthoudt. Het gaat bij opleiden en acceptatie om meer dan een trainingsdag of één intranetbericht. Zo moet er meteen voldoende back-up zijn als mensen met de software beginnen. Zorg bijvoorbeeld dat er genoeg mensen zijn om snel vragen te kunnen beantwoorden. Je kunt hierbij ook bijvoorbeeld een inloopspreekuur regelen. Hier kunnen je werknemers de stand van zaken bespreken en waar ze tegen aan lopen. Bepaal ook een duidelijk uitgangspunt, bijvoorbeeld dat de werknemers tijd en werk besparen met de software. Informeer je organisatie er vroegtijdig over en beperk het aantal drempels zoveel mogelijk.

2. Sta achter de nieuwe aanpak voor je gesprekscyclus

Ondersteuning in de opstartfase is dus essentieel. Laat het echter niet teveel om negatieve punten draaien. Kies voor een opbouwende en positieve insteek, zoals dat dit dé nieuwe vaste aanpak is voor je gesprekscyclus en dat deze zorgt voor leuker en gemakkelijker feedback geven en functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren. Dit heb je ook hoogstwaarschijnlijk al eerder uitgebreid benadrukt. Het is echter goed om het nog eens stevig onder de aandacht te brengen. Je gaat er zo mee tegen dat mensen direct in de ‘ik had het je al gezegd’-modus schieten. Zorg dat alle werknemers achter de processen staan. Zo wordt de nieuwe software een integraal onderdeel van je organisatie en gesprekscyclus.

3. Ga gericht om met vragen en feedback

Feedback en vragen zijn meestal nuttig, maar je wilt niet dat je softwarebeheerder de hele dag bezig is met het beantwoorden van mails en telefoontjes. Benut hiervoor de kracht van de nieuwe software voor de gesprekscyclus en zorg voor een duidelijk proces voor feedback en vragen over de software. Dat kan bijvoorbeeld met hulp van een aparte workflow. Dat maakt het overbodig om collega’s te mailen of in de gang aan te spreken. Dit levert veel voordelen op. Gebruikers gaan bijvoorbeeld eerst in de software-omgeving kijken bij vragen. De ict-beheerder heeft rust omdat je vragen duidelijk hebt gekanaliseerd. Daarbij is alles goed vastgelegd en meetbaar. Bij veel dezelfde vragen kun je extra training aanbieden of de functionaliteit aanpassen.

4. Betrek gebruikers bij ontwerp gesprekscyclus

Het is belangrijk om je gebruikers te betrekken en zich gehoord te laten voelen voor het draagvlak voor de software en je nieuwe uitvoering van de gesprekscyclus. De bij het vorige punt genoemde workflow maakt het proces duidelijk en zorgt voor transparantie. Haak hier op in en communiceer geregeld over wensen die je hebt gekregen en wat je daarmee hebt gedaan. Leg ook duidelijk uit waarom je niet ingaat op een wens en waarom die niet past bij de aanpak van je organisatie met de nieuwe software. Kom je wel tegemoet aan een verzoek dan doe je er goed aan dat als een cadeau aan te bieden. Je kunt een roadmap maken die helder beschrijft welke wensen je wanneer kunt realiseren en hiernaar verwijzen.

5. Kom tot een cultuur van continu optimaliseren

Bied inzicht in de ontwikkeling van de software voor de gesprekscyclus met bijvoorbeeld een openbare wensenlijst of het regelmatig organiseren van een enquête. Dit stimuleert je collega’s om meer te doen dan alleen de software te gebruiken en in stappen verder te gaan. Continu blijven optimaliseren moet je doel zijn en daarvoor heb je iedereen inde organisatie nodig. Verzamel de wensen van de gebruikers en toon hoe deze voor verbeteringen zorgen.

Tips

• Het is raadzaam om je gebruikers aanhoudend te motiveren voor het gebruik van nieuwe software voor de gesprekscyclus. Geef hierbij zelf ook het goede voorbeeld en laat de voordelen van de software zien.
• Daarnaast is het van belang om je medewerkers voldoende te trainen in het gebruik van de nieuwe software en ze hier genoeg bij te coachen.