Wat hoort bij een geslaagd evaluatiegesprek?

Het evaluatiegesprek aan het einde van het jaar zorgt bij veel werknemers voor stress en onzekerheid. Volgens Annelies Baelus, directeur bij hr-dienstverlener Acerta, hoeft dat bij dit onderdeel van de gesprekscyclus helemaal niet zo te zijn. Zij vertelde aan Jobat.be hoe je op een optimale manier een evaluatiegesprek voorbereidt en voert.

Baelus stelt dat een evaluatiegesprek voor geen van beide deelnemers verrassingen zou mogen opleveren. “Gedurende het jaar kan zowel de leidinggevende als de medewerker al feedback geven, zowel positief als negatief. In een bedrijfscultuur waar doorlopend goed met elkaar gepraat wordt, is een evaluatiegesprek dan ook eerder een formaliteit of wordt het zelfs helemaal niet meer georganiseerd.”

Feedback voor leidinggevende

Vindt er toch een officieel evaluatiegesprek plaats, dan adviseert Baelus werknemers om vooraf tot rust te komen. “Ga desnoods eerst even wandelen: dat ontspant. En doe kledij aan waarin je je goed en zelfzeker voelt.” Daarnaast raadt ze werknemers aan om voor het gesprek al na te denken over wat ze zelf willen zeggen. “Het helpt om in de loop van het jaar je succesjes op te schrijven en ook waar je tegenaan gelopen bent. Wat heb je geleerd? Wat liep goed en niet goed? Hoe voel je je in het algemeen op je werk? Welke feedback wil je geven aan je leidinggevende, opdat die jou nog beter kan ondersteunen?” Baelus benadrukt dat het evaluatiegesprek idealiter tweerichtingsverkeer is, waarbij twee partijen elkaar feedback geven, maar tegelijkertijd naar de toekomst kijken.

Autonomie, betrokkenheid en competentie

De hr-deskundige vindt dat een goed evaluatiegesprek ook draait om de eigen motivatie van werknemers. Volgens haar kan de werknemer zichzelf het best vragen stellen op basis van het ABC, een zelfdeterminatietheorie. “Wanneer bij een persoon de psychologische basisbehoeften autonomie, betrokkenheid en competentie (ABC) vervuld zijn, is die op de juiste manier gemotiveerd en zal er meer veerkracht zijn, minder uitval en betere prestaties.”

Met een constructieve en open blik naar het evaluatiegesprek

Een tip van Baelus aan werknemers is verder om met een constructieve en open blik naar het evaluatiegesprek te gaan. “Probeer het gesprek voor jezelf goed voor te bereiden en zeg wat je wil zeggen, maar luister eveneens naar je leidinggevende. Ga dieper door als je iets niet begrijpt en vraag voorbeelden. Laat zien dat de feedback van je leidinggevende ertoe doet en geef dat tevens terug.” Het spreekt volgens Baelus voor zich dat agressief of ongeïnteresseerd communiceren geen zin heeft. “Dus toon interesse, laat zien dat het gesprek ook voor jou belangrijk is en dat je – terechte – feedback meeneemt en ervan wil leren.”

Geen gespreksonderwerpen vermijden

Ze vindt dat er geen onderwerpen zijn waarover een werknemer het tijdens een evaluatiegesprek beter niet kan hebben. “Mits je de zaken op een beleefde en respectvolle manier zegt. Een goede leidinggevende zal mogelijk ook willen horen waar hij of zij nog aan kan werken. En daarmee moet je niet wachten tot aan het evaluatiegesprek. Dat kan eigenlijk op elk moment gedurende het jaar belangrijk zijn om mee te geven.”

Onvrede constructief benoemen in de gesprekscyclus

Zit een werknemer echt niet op zijn plaats op zijn (of haar) werk of is hij het totaal oneens met de manier van werken in het bedrijf, dan doet hij er goed aan om dat toch minstens een maal op een constructie wijze te zeggen. “Als je alleen maar problemen benoemt en niet de moeite doet om alternatieven of oplossingen aan te reiken, loop je het risico dat er geen rekening gehouden wordt met je opmerkingen.”

Wat te doen bij een negatief evaluatiegesprek?

Krijg een gesprek een negatieve wending dan beveelt Baelus aan om steeds rustig te blijven. “Vraag tijd om het gesprek te overdenken en eventueel op een later tijdstip te becommentariëren. Ga niet in discussie als je in volle emotie bent. Dan zeg je de zaken vaak op een manier waarvan je achteraf spijt hebt.” Het werkt volgens haar soms beter om af te koelen en meteen een vervolggesprek aan te vragen. Zo kan de werknemer het gesprek achteraf voor zichzelf rustig doorlopen. “Als er dan nog onjuistheden of opmerkingen zijn die je zeker wil meegeven met je leidinggevende, kan je dat op een rustige manier voorbereiden en erover in gesprek gaan.”

Tips

• De tips die voor werknemers gelden, kun je ook als leidinggevende voor de gesprekscyclus ter harte nemen. Kies bijvoorbeeld voor een vervolggesprek als de emoties te hoog dreigen op te lopen en zorg dat je zelf ook ontspannen een evaluatiegesprek ingaat.
• Moedig werknemers aan om zaken te benoemen die fout gaan of die jij als leidinggevende beter kan doen. Sta daarbij echt open voor de opmerkingen die werknemers maken tijdens het geven van feedback.

Bron: HLN.be, Jobat.be