Wat komt er allemaal kijken bij de beoordelingscyclus?

Daniel Hoopman 16 april 2018 243

De jaarlijkse beoordelingscyclus is niet altijd even gemakkelijk voor medewerkers en ook leidinggevenden. HR manager Ellen Walthuis heeft er veel ervaring mee en behandelde een aantal belangrijke aandachtspunten over de cyclus op de site XpertHR Actueel.

Functioneringsgesprekken, planningsgesprekken en beoordelingsgesprekken

Er is vaak veel verwarring over het verschillende onderdelen van de beoordelingscyclus. Walthuis beklemtoont dat een functioneringsgesprek een voortgangsgesprek is en geen beoordelingsgesprek of evaluatiegesprek. Volgens haar kent de standaard beoordelingscyclus zeker drie kerngesprekken.

Ten eerste is er een planningsgesprek waarin de leidinggevende en de medewerker de verwachtingen en doelstellingen voor het komende jaar bespreken. Die koppelen ze daarbij aan de ontwikkelwensen van de medewerker en de nodige vaardigheden. Daarnaast is er minstens één functioneringsgesprek of voortgangsgesprek, waarbij beiden de voortgang van het werk bespreken. Aan het eind van het jaar is er een beoordelingsgesprek. Hierbij geeft de leidinggevende zijn oordeel over het functioneren van de medewerker en de daarbij behorende beloning.

Doelstellingen formuleren via het planningsgesprek

Walthuis legt uit dat het planningsgesprek een tweegesprek is waarbij de medewerker en de leidinggevende samen de doelstellingen formuleren voor het komende jaar. Bij voorkeur gebeurt dat in concrete te behalen resultaten. Ook kijken de gesprekspartners naar gedrag, kennis en vaardigheden (competenties) die nodig zijn om de geformuleerde resultaten te bereiken. Zo kunnen ze ontwikkeldoelen vaststellen en vastleggen in een persoonlijk ontwikkelplan. Hiermee kunnen ze afspraken maken over opleiding, cursussen of coaching.

Het functioneringsgesprek als tussentijdse evaluatie

Het functioneringsgesprek is volgens Walthuis het moeilijkste gesprek. Het is een tussentijdse evaluatie van de werkzaamheden richting het bereiken van de doelen. De medewerker en de leidinggevende moeten het functioneringsgesprek goed voorbereiden en hebben een eigen inbreng. Het is dus geen eenrichtingsverkeer vanuit de leidinggevende, zoals bij het beoordelingsgesprek.

Het functioneringsgesprek draait niet alleen om het functioneren van de medewerker, maar om alles dat het functioneren beïnvloedt en kan beïnvloeden. Voor sommige doelstellingen kan bijvoorbeeld een aanpassing nodig zijn door gewijzigde omstandigheden. Daarnaast kunnen er arbeidsomstandigheden aan de orde komen die een negatieve impact hebben op het functioneren van de medewerker. Verder kan het gesprek bijvoorbeeld gaan over ziekteverzuim, privéomstandigheden, samenwerking binnen het team en de werksfeer. De medewerker kan tijdens het functioneringsgesprek ook aangeven waar hij of zij meer steun nodig heeft van de leidinggevende of meer opleiding.

Voorbereiding leidinggevenden op het functioneringsgesprek

Voor het voeren van goede functioneringsgesprekken door leidinggevenden is het essentieel dat HR daar duidelijke richtlijnen voor opstelt en die communiceert. Walthuis noemt een aantal vragen die HR zou kunnen formuleren voor leidinggevenden om te stellen, zoals bijvoorbeeld:

  • Waar ben je het meest trots op? Wat was het leukst om te doen?
  • Ben je tevreden over je baan? Biedt die voldoende uitdagingen?
  • Tegen welke problemen of obstakels loop je aan?
  • Hoe verloopt de samenwerking met collega’s? Hoe is de sfeer?
  • Welke collega’s kunnen je ondersteunen en doen ze dat ook?
  • Bij welke zaken heb je mijn steun nodig?
  • Loop je wel eens risico’s op het werk? Welke werkdruk ervaar je?
  • Waar ligt het aan dat je veel ziek bent geweest? Kan ik daar wat aan doen?
  • Welke ambities heb je en welke richting wil je op? Sluit je werk daarop aan?
  • Heb je meer opleiding nodig en zo ja welke?

Leidinggevenden moeten volgens Walthuis beseffen dat het niet per se noodzakelijk is dat ze het met de medewerker eens zijn. In een goed functioneringsgesprek is de medewerker meer aan het woord dan de leidinggevende. Het doel van de leidinggevende is om zo veel mogelijk informatie te verzamelen zodat hij de medewerker beter kan managen. Daar heeft de medewerker ook weer wat aan.

De leidinggevende moet niet wachten met feedback tot het officiële functioneringsgesprek. Dat gesprek zou weinig nieuwe informatie moeten opleveren, als hij zijn werk goed doet en de vinger aan de pols houdt. Het functioneringsgesprek is vooral bedoeld om alles even formeel op een rij te zetten.

De kwaliteit van het functioneringsgesprek borgen

Walthuis raadt HR aan voor het borgen van de kwaliteit van de functioneringsgesprekken de medewerkers een enquête te laten invullen. Daarin kunnen ze hun mening geven over:

  • de voorbereidingen (op tijd en duidelijk geïnformeerd, inbreng, informatie en motivatie);
  • het gesprek zelf (ruimte en omstandigheden, sfeer, tijd, voorbereiding door de leidinggevende, eigen inbreng);
  • de fase erna (verslaglegging, uitgebreidheid/tijdigheid, eigen inbreng, praktische informatie, daadwerkelijk gebruik van de informatie).

Bij een anonieme enquête is het van belang om te vragen of het laatste functioneringsgesprek positief of negatief was en op welke afdeling de respondent werkt.

Het nieuwe beoordelen

Aan het eind van het jaar vindt het beoordelingsgesprek plaats. Dat is wel eenrichtingverkeer van de leidinggevende, die een oordeel geeft over de prestaties die de medewerker het afgelopen jaar heeft geleverd. Walthuis gaat in op het feit dat bijna alle medewerkers opzien tegen beoordelingsgesprekken en zich zorgen maken. Uit onderzoek blijkt dat bijna een op de vier mensen, mannen nog meer dan vrouwen, huilt tijdens of na een beoordelingsgesprek.

Ze vraagt zich dan ook af of de beoordelingscyclus niet aan een stevige verandering toe is. De laatste jaren zijn er steeds meer nieuwe benaderingen, zoals de 360° feedback. Daarbij kan de medewerker een lijst mensen dezelfde vragen laten invullen. Daardoor is hij minder afhankelijk van zijn relatie met de leidinggevende. Daarnaast kan feedback op het moment zelf in plaats van (lang) daarna veel effectiever zijn, zeker als deze positief is. Ook bij negatieve feedback is het beter om die meteen te geven en vragen te stellen in plaats van (later) met verbetertips te komen.

Tips

  • Let op de aansluiting tussen de verschillende onderdelen van de gesprekscyclus (planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken). Dit voorkomt verwarring en discussies over de doelen en criteria waarop je medewerkers beoordeelt.
  • Schenk aandacht aan tijdige feedback op de werkvloer. Dit is effectiever omdat het gebeurt tijdens de situatie waar de feedback op slaat. Daarnaast haalt het veel spanning af van de gesprekscyclus en met name het beoordelingsgesprek.
  • Laat enquêtes voor je medewerkers structureel deel uitmaken van de gesprekscyclus. Met een digitale gesprekscyclus kan je dit heel eenvoudig doen.

Bron: XpertHR Actueel