Wat te doen met een vervelend verlopen functioneringsgesprek?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 27 juni 2024 228

Een functioneringsgesprek loopt niet altijd lekker. Een medewerker kan bijvoorbeeld verrast worden door kritische feedback of er heerst een onaangename sfeer tijdens het gesprek. Hoe kunnen medewerkers daar het beste mee omgaan?

Maarten Schellekens is adviseur en trainer op het gebied van functioneringsgesprekken. Volgens hem is de tijd voorbij dat een leidinggevende op tafel kan gooien wat een werknemer wel en niet goed doet, waarna deze met een kater weer aan het werk gaat. Hij denkt dat dat komt door de sterk veranderde arbeidsmarkt van de afgelopen jaren. “De welvaart is gestegen, we hebben de krapste arbeidsmarkt ooit. We blijven niet meer 40 jaar bij dezelfde werkgever in dienst.”

Rol leidinggevende bij een functioneringsgesprek

Leidinggevenden zijn niet altijd even goed in het voeren van een functioneringsgesprek. Schellekens vertelt dat dat soms fout gaat. Dat loopt dan van vervelende onenigheid tot schelden. Daarnaast kunnen de meeste leidinggevenden zich volgens Schellekens niet goed kwetsbaar opstellen. Ze denken vaak dat ze het beter weten dan de werknemer die bij hen aan tafel zit. Dit wordt versterkt door hun machtspositie. Daarnaast staan ze nauwelijks open voor feedback.

Sterke positie medewerkers

Schellekens stelt echter dat medewerkers sterker staan dan ze denken. Ze hebben op dit moment heel veel macht, omdat elke andere werkgever om ze zit te springen. Dat verbetert hun positie. Daarnaast benadrukt hij dat een leidinggevende tijdens een functioneringsgesprek geen dingen mag aankaarten die nog nooit eerder zijn besproken. “In zo’n gesprek mogen geen verrassingen zitten. Het hoeft niet altijd tot geschreeuw te leiden, maar geloof mij dat je met een naar gevoel naar buiten stapt als dat wel gebeurt.”

Vervelend verlopend functioneringsgesprek

Tijdens een vervelend verlopend functioneringsgesprek kan de medewerker geïntimideerd raken, waarbij hij niet meteen wat van de situatie durft te zeggen. Schellekens raadt medewerkers aan om dan even tot rust te komen. “Neem een kop koffie of ga een rondje wandelen en zorg ervoor dat je hartslag weer omlaaggaat. Als je nog vol in je emoties zit, kun je niet helder nadenken.” Het direct na het functioneringsgesprek sturen van een boze mail naar de leidinggevende is daarom een slecht idee. Dat geldt ook voor het uitgebreid praten over het gesprek met collega’s. “Roddelen beïnvloedt de sfeer op de werkvloer vaak niet positief.”

Collega inschakelen

Volgens Schellekens is het beter dat de medewerker een collega benadert die hij (of zij) vertrouwt én die een goed contact heeft met de leidinggevende. Hij kan de collega vertellen wat hem is overkomen en wat hij graag tegen de leidinggevende zou willen zeggen. De collega kan dit dan doorgeven aan de leidinggevende. “Als het goed is, komt de leidinggevende dan vanzelf bij de werknemer terug.”

Vertrouwenspersoon benaderen niet altijd beste optie

Chi Lueng Chiu, vitaliteitskundige gespecialiseerd in leiderschap, vindt het benaderen van een vertrouwenspersoon niet altijd de beste optie. “In een bedrijf waar dingen niet goed lopen, is de positie van een vertrouwenspersoon niet altijd sterk. Vaak zijn de procedures niet op orde, of heeft de vertrouwenspersoon een bepaalde relatie met het bestuur of hr.” Lueng Chiu meent dat met een vertrouwenspersoon praten in die zin helpt dat de werknemer zijn verhaal kwijt kan. Uit onderzoek blijkt volgens hem echter dat de klacht vaak bij de vertrouwenspersoon blijft liggen en niet tot structurele verandering leidt. “Een vertrouwenspersoon mag ook niets doen met de informatie, tenzij de werknemer daar expliciet toestemming voor geeft.”

Geen reactie na functioneringsgesprek

Het kan zijn dat de werknemer nadat hij of een naaste collega is teruggekomen op het functioneringsgesprek, niets meer hoort van de leidinggevende. “In de wet staat dat de verantwoordelijkheid voor het verbinden en motiveren van medewerkers ligt bij de leidinggevende”, benadrukt Lueng Chiu. Volgens hem is een leidinggevende die niet op een verkeerd verlopen functioneringsgesprek terugkomt, dus niet in staat tot die verbinding en motivatie. De werknemer moet zich dan afvragen of hij zich nog comfortabel voelt op de werkplek en of hij nogmaals het gesprek wil proberen aan te gaan. Of dat hij liever op zoek gaat naar een andere baan. Schellekens vindt dat wanneer de leidinggevende tegen de medewerker schreeuwt of wanneer er sprake is van een andere vorm van grensoverschrijdend gedrag, de werknemer het recht heeft om meteen te vertrekken.

Andere baan

Lueng Chiu adviseert werknemers wel om pas ontslag te nemen als een andere baan in beeld komt. “Als er iets vervelends gebeurt op je werk en je vertrekt, kun je in een onzekerheidsspiraal komen. Je komt thuis te zitten, waar je genoeg tijd hebt om na te denken. Juist door ergens anders aan het werk te gaan, doe je positieve ervaringen op en verwerk je wat je is overkomen.”

Tips

  • Geef je leidinggevenden een goede training in het voeren van een functioneringsgesprek en coach ze ook daarbij.
  • Bevorder een feedbackcultuur. Daarmee voorkom je verrassingen en spanningen tijdens functioneringsgesprekken.

Bron: Intermediair