Welke gesprekscyclus past het beste bij jouw organisatie?

Met de gesprekscyclus hebben leidinggevenden en medewerkers vaak een ambivalente verhouding. Ze weten dat het moet, maar vragen zich af of het wel genoeg oplevert. Daarom gaat deze blog over de manieren waarop je de gesprekcyclus op een prettige en effectieve manier kunt inrichten.

Bij de gesprekscyclus gaat het om een jaarlijks proces van een serie gesprekken waarin leidinggevenden en medewerkers met elkaar praten over prestaties, ontwikkeling en wederzijdse verwachtingen. Bekende voorbeelden zijn het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek.

Vormen van de gesprekscyclus

De gesprekscyclus heeft het ondersteunen van medewerkers in hun groei en ontwikkeling als doel zodat ze meer kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen. Het is de vraag welke gesprekscyclus daarbij het meest effectief is. Hieronder komen zes vormen van de gesprekscyclus aan de orde. De effectiviteit van een gesprekscyclus hangt af van de mate waarin deze bij een organisatie past.

1. Traditionele gesprekscyclus

De traditionele gesprekscyclus kent drie vaste gesprekken:

• Doelstellingengesprek: leidinggevende en medewerker bepalen doelen en verwachtingen aan het begin van het jaar.
• Voortgangsgesprek: halverwege het jaar evalueert de leidinggevende met de medewerker de voortgang, waarbij waar nodig bijsturing plaatsvindt.
• Beoordelingsgesprek: de leidinggevende beoordeelt de medewerker aan het einde van het jaar op prestaties en ontwikkeling.

Organisaties combineren het beoordelingsgesprek en het planningsgesprek vaak, zodat de gesprekscyclus dan uit twee gesprekken bestaat. Als voorbereiding van gesprekken tijdens de traditionele gesprekscyclus vullen de leidinggevende en de medewerker een gespreksformulier in waarin ze allebei de prestaties van de medewerker beoordelen. Daarnaast kunnen ze in het formulier de doelen noemen met de bijbehorende acties.

Voordelen:

• Voorspelbare aanpak met een duidelijke structuur;
• Vastleggen van afspraken, wat duidelijkheid geeft tijdens het vervolg van de gesprekscyclus.

Nadelen:

• Op maar enkele momenten komen feedback en iemands ontwikkeling aan de orde. Dit beperkt de bijsturingsmogelijkheden door het jaar heen;
• Leidinggevenden en medewerkers kunnen de voorbereiding en de gesprekken zelf belastend en weinig effectief vinden.

2. Continue dialoog

De continue dialoog wordt steeds populairder. Hierbij is sprake van doorlopende gesprekken en regelmatige feedback. Dat kan gebeuren via korte check-ins, informele coachingsgesprekken en real-time feedback.

Voordelen:

• Maakt snel bijsturen en aanpassen van doelen mogelijk;
• Geeft meer betrokkenheid bij medewerkers;
• Directe feedback bevordert de ontwikkeling continu.

Nadelen:

• Het is minder gestructureerd;
• De verslaglegging ontbreekt vaak;
• Leidinggevenden en medewerkers hebben in de waan van de dag niet altijd de discipline om actief gesprekken te blijven voeren.

3. Hybride gesprekscyclus

Bij de hybride gesprekscyclus is sprake van een combinatie van elementen van de klassieke gesprekscyclus en de continue dialoog. Er vinden dan bijvoorbeeld nog steeds plannings- en beoordelingsgesprekken plaats gecombineerd met tussentijdse feedback en check-ins.

Voordelen:

• Structuur door vaste gespreksmomenten, waarbij tussentijdse bijsturing en feedback mogelijk is;
• Vanwege het regelmatig met elkaar spreken door het jaar heen, kunnen het plannings- en beoordelingsgesprek minder tijd te kosten;
• Er is sprake van verslaglegging. Dat kan belangrijk zijn bij bijvoorbeeld functioneringsvraagstukken of een misverstand over de te bereiken doelen.

Nadelen:

• Deze gesprekscyclus kan tijdsintensief zijn voor leidinggevenden en medewerkers waardoor een verschuiving kan optreden naar de klassieke gesprekscyclus of de continue dialoog.

4. Teamgerichte gesprekscyclus

Een teamgerichte gesprekscyclus betekent dat gesprekken binnen teams plaatsvinden, waarbij collega’s elkaar kunnen ondersteunen bij hun ontwikkeling. Een voorbeeld zijn kwartaalgesprekken waarbij medewerkers feedback geven aan collega’s en die onderling bespreken.

Voordelen:

• Het bevordert samenwerking en teamspirit;
• Medewerkers krijgen feedback vanuit meerdere kanten. Dit leidt tot een veel completer beeld van het functioneren van de medewerker;
• Het team deelt kennis en ervaringen zo beter.

Nadelen:

• De prestaties van individuele medewerkers kunnen zo minder in beeld komen;
• Gesprekken kunnen moeilijk beheersbaar zijn bij een slechte teamdynamiek;
• Er is een open en veilige organisatiecultuur voor nodig.

5. Gesprekscyclus met zelfsturing

Medewerkers hebben bij een zelfgestuurde gesprekscyclus zelf de regie over hun gesprekken en ontwikkeling. Ze schakelen leidinggevenden of coaches in als ze dat nodig vinden.

Voordelen:

• Meer autonomie en verantwoordelijkheid voor medewerkers;
• Gesprekken vinden plaats vanuit behoefte en niet op vaste momenten;
• Is erg geschikt voor zelfsturende teams en agile organisaties.

Nadelen:

• Het vraagt om veel zelfdiscipline en eigenaarschap;
• Kan zorgen voor ongelijkheid in ontwikkelingsmogelijkheden;
• Leidinggevenden hebben minder controle over voortgang en prestaties.

6. Projectgerichte gesprekscyclus

Gesprekken per projectcyclus in plaats van per kalenderjaar in organisaties die projectmatig werken.

Voordelen:

• De feedback past beter bij de feitelijke werkzaamheden en prestaties;
• Flexibele evaluatiemomenten die de organisatie kan afstemmen op projectfasen;
• Bevordert continue leerprocessen per project.

Nadelen:

• Kan slecht zijn voor de langetermijnontwikkeling van medewerkers.
• Ontbreken van structuur en regelmaat.
• Er kan te weinig samenhang zijn in de gesprekscyclus vanwege de verschillende projecten waaraan medewerkers deelnemen.

Geschikte gesprekscyclus

Welke gesprekscyclus je ook kiest, het belangrijkste is dat het om een methode gaat die past bij de behoeften van je organisatie en medewerkers. Als je flexibel omgaat met gespreksmomenten en genoeg aandacht hebt voor ontwikkeling, dan kun je het maximale uit je medewerkers halen.

Tip

Ben je van plan om je gesprekscyclus aan te passen? Neem dan de plus- en minpunten van je huidige gesprekscyclus als uitgangspunt. Beoordeel daarmee en met de wijze waarop je werk hebt georganiseerd welke vorm van de gesprekscyclus het beste bij je organisatie past.

Bron: IMK Opleidingen