Werken met competenties? Keep it simple!

Daniel Hoopman 9 mei 2014 1404

In de jaren zestig van de vorige eeuw is het werken met doelstellingen geïntroduceerd in het managementdenken. Uit de goal setting theorie van Locke & Latham kennen we bijvoorbeeld allemaal wel de afkorting S.M.A.R.T. die ons helpt om concrete resultaatdoelstellingen af te spreken met medewerkers.

Direct daarna in de jaren zeventig en tachtig van die vorige eeuw is vervolgens, mede als reactie hierop, het werken met competenties geïntroduceerd. Competenties gaan over waarneembaar gedrag. Niet zomaar willekeurig gedrag, maar effectief gedrag dat helpt om de geformuleerde doelen te bereiken. Het idee erachter is uiteraard simpelweg dat je iets moet doen (gedrag) om iets te kunnen bereiken (doelen). ‘Doelen afspreken’ en ‘sturen op gedrag’ zijn krachtige instrumenten om een effectieve organisatie te leiden wanneer ze in combinatie met elkaar gebruikt worden.

Alhoewel het werken met competenties in de wetenschap dus al meer dan 30 jaar geleden werd geïntroduceerd als succesvolle methode, zijn er momenteel nog tal van organisaties die voor het eerst gaan sturen op en praten over gedrag van medewerkers (competentiemanagement invoeren).

De gebruikte werkvorm om zoiets op te starten is veelal dat er wat sleutelfunctionarissen bij elkaar worden gezet om de belangrijkste competentieprofielen voor de organisatie in elkaar te zetten. Dat levert boeiende bijeenkomsten op waarbij er een aantal terugkerende valkuilen zijn waar we hier voor willen waarschuwen.

Ten eerste is een competentieprofiel geen overzicht met taken. Een takenlijst kun je hooguit afvinken (wel/niet), maar competenties gaan over de manier waarop taken worden uitgevoerd. Toch levert een heisessie met brainstorm over competenties helaas nog heel vaak een keurige lijst met taken op.

Men heeft ook de neiging bij de formulering van competenties heel specifiek te willen worden. Dat hoeft helemaal niet. Het mag best in algemene termen, dat scheelt heel veel werk en is nog effectiever in het gebruik ook.

Een gedragsvoorbeeld zoals ‘werkt hygiënisch’ is in de praktijk prima te gebruiken voor zowel een conciërge, een opticiën of een hartchirurg. Wanneer je in de valkuil stapt daar bij een opticien per se ‘reinigt de refractieruimte na gebruik’ van te willen maken, dan beperkt dat het gesprek met die opticiën enorm. Dit laatste gedragsvoorbeeld dwingt bovendien om nog allerlei andere concrete voorbeelden toe te voegen zoals ‘wast zijn handen voorafgaande aan het meten van de ogen’ en dan ben je alsnog nog verre van compleet.

Nu sta je opeens ook voor de opgave voor iedere functie het ‘hygiënisch werken’ apart uit te werken, terwijl eerst ‘one size fits all’ volstond. Kwestie van tijd vervolgens voordat iemand terecht voorstelt dat je op dit concrete gedragsniveau eigenlijk een onderscheid moet maken tussen een junior en een senior opticiën. En voilà, het handboek competenties van meer dan 100 pagina’s is geboren.

Kortom, ons advies is om het eenvoudig en algemeen te houden. Daarmee blijft het werkbaar en zal het ook echt gebruikt gaan worden in de organisatie én betere gesprekken opleveren.