Zeven adviezen voor een goed ontwikkelgesprek

Een goede werkgever voert ontwikkelgesprekken met zijn werknemers. Deze gesprekken zijn namelijk van heel veel belang voor de toekomst van een werknemer. Daarnaast bevorderen ze de ontwikkeling van de werknemer en daarmee ook de bijdrage die deze kan leveren aan je organisatiedoelen.

We hebben zeven tips voor je op een rij gezet om een ontwikkelgesprek goed voor te bereiden.

Allereerst is het belangrijk om te benadrukken dat een ontwikkelgesprek geen functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, verbetergesprek of evaluatiegesprek is. Dat zijn gesprekken die zich richten op het functioneren van de medewerker. Daarvan is bij een ontwikkelgesprek geen sprake.

Een ontwikkelgesprek draait alleen om de ontwikkeling van de werknemer

Bij een ontwikkelgesprek staat puur en alleen de ontwikkeling van de werknemer centraal. Denk aan zijn of haar wensen en ambities en hoe hij of zij daaraan aan de slag kan. Termen die ook vaak gebruikt worden voor een ‘ontwikkelgesprek’ zijn: POP-gesprek (persoonlijk-ontwikkelingsplan- gesprek), planningsgesprek, toekomstgesprek of voortgangsgesprek.

Drie redenen om een ontwikkelgesprek te voeren

Volgens onderzoek zijn er drie redenen waarom het voeren van een ontwikkelgesprek belangrijk is. 

• Ontwikkelgesprek toont waardering voor de medewerker - De werkgever straalt uit dat hij wil dat het goed gaat met medewerkers en dat ze een succesvolle loopbaan hebben of dat nu bij de werkgever is of ergens anders. Daarmee voelen medewerkers zich gehoord en gewaardeerd. 
• Ontwikkelgesprek helpt bij behoud medewerker - Een belangrijk punt op de huidige zeer krappe arbeidsmarkt. Bovendien blijkt uit onderzoek dat het positieve gevolgen heeft voor de prestaties en het geluk van werknemers als ze ruimte krijgen om hun sterke punten te ontwikkelen. Ook beperkt het de kans op stress en een burn-out. 
• Ontwikkelgesprekken dragen bij aan de ontwikkeling en groei van je organisatie - Medewerkers voelen zich ook meer betrokken bij de organisatie, wat dit voordeel extra versterkt.

Adviezen voor een goed ontwikkelgesprek

De volgende zeven adviezen helpen je om een goed ontwikkelgesprek te voeren:

1. Zorg dat de werknemer zichzelf evalueert

Voor professionele en persoonlijke ontwikkeling is het belangrijk om zelfinzicht te hebben. Het is niet alleen nodig dat je weet waar je naartoe gaat, maar ook waar je vandaan komt. De werknemer met wie je het ontwikkelingsgesprek voert, moet dus ook zelf inzicht hebben in zijn of haar kwaliteiten en valkuilen. Dat kan bijvoorbeeld met hulp van kernkwadranten, die snel inzicht geven in iemands kwaliteiten, valkuilen en ontwikkelpunten. Je kunt de uitkomsten daarvan met de medewerker bespreken tijdens het ontwikkelgesprek.

2. Vraag medewerkers elkaar te beoordelen

Met de 360 graden feedback-methode kan een medewerker worden beoordeeld door collega’s. Een medewerker kan zichzelf hierbij bijvoorbeeld beoordelen op een aantal competenties. Vervolgens beoordelen collega’s de werknemer op diezelfde competenties. Dit leidt tot een mooi en compleet overzicht.

3. Luister goed en stel open vragen

Vaak nemen leidinggevenden tijdens een ontwikkelgesprek de regie, omdat ze sterke opvattingen hebben over waar de medewerker zich nog in kan ontwikkelen. Dat hoort echter niet thuis in een ontwikkelgesprek. Daarin staat namelijk de persoonlijke ontwikkeling van de werknemer centraal. Het gaat om zijn (of haar) toekomst en dat is zijn verantwoordelijkheid. Daarom is het noodzakelijk dat je de regie van het gesprek aan de werknemer overlaat. Dat houdt de medewerker ook intrinsiek gemotiveerd. De wilt om zich te ontwikkelen moet bij hem of haar vandaan komen en het mag geen ‘moeten’ worden.

4. Verstrek vooraf duidelijke instructies over het ontwikkelgesprek

Maak voor het gesprek duidelijk aan de werknemer hoe het ontwikkelgesprek eruitziet. Het gaat dan om zaken als de opbouw, het doel, de wijze van voorbereiding door de werknemers en wat ze van je kunnen verwachten. Hierbij kan de medewerker bijvoorbeeld vooraf een POP (persoonlijk ontwikkelplan) opstellen.

5. Stel de toekomst centraal

Het ontwikkelgesprek is niet bedoeld om terug te kijken. Het moet gaan om het heden en om de toekomst. Richt je in het gesprek dus op de ontwikkeling van de werknemer en zijn of haar sterke kanten. Hiermee zorg je er ook voor dat de medewerker gemotiveerd aan het werk gaat. Als je het wilt hebben over het disfunctioneren van een medewerker en hoe dat te verbeteren dan doe je er goed aan een functioneringsgesprek met hem te voeren. In het ontwikkelgesprek moet echter puur en alleen de toekomst centraal staan.

6. Spreek SMART-doelen af

Beëindig het ontwikkelgesprek met concrete afspraken. Het gaat dan om wat jullie van elkaar verwachten en wat de doelen zijn bij de ontwikkeling van de werknemer. Dit kan door het afspreken van SMART-geformuleerde doelen:

• Specifiek: stel duidelijke en specifieke doelen;
• Meetbaar: maak de voortgang meetbaar;
• Acceptabel: zorg dat elke partij het eens is over de doelen;
• Realistisch: formuleer haalbare doelen;
• Tijdgebonden: stel een duidelijke planning bij de doelen op.

Verder doen jullie er goed aan afspraken te maken over de middelen. Het gaat om wat de medewerker concreet nodig heeft voor zijn ontwikkeling. Het kan een cursus of opleiding betreffen, maar bijvoorbeeld ook materialen, stages of coaching door collega’s of een externe coach.

7. Zorg voor een follow-up ontwikkelgesprek

Ontwikkeling is geen optelsom die leidt tot een einddoel, maar een proces. Jullie zijn er dus niet met één ontwikkelgesprek. Spreek daarom altijd een vervolggesprek af voor het overleggen over de voortgang. Zo’n volgend ontwikkelgesprek is ook een mooie stok achter de deur. Daarmee weten jullie allebei wanneer de ontwikkeling van de werknemer weer aan de orde komt. Dat motiveert om ermee aan de gang te gaan.

Goede voorbereiding van een ontwikkelgesprek

Met deze zeven adviezen kan je een ontwikkelgesprek goed voorbereiden. Samengevat gaat het om zelfevaluatie door de medewerker, onderlinge beoordeling door collega’s, luisteren en open vragen stellen, vooraf duidelijke instructies doorgeven, gerichtheid op de toekomst, concrete afspraken maken, het bespreken van de middelen en het plannen van een volgend ontwikkelgesprek.

Tip

Maak van het ontwikkelgesprek een vast deel van je gesprekscyclus en neem de uitkomsten van ontwikkelgesprekken op in het gespreksdossier. Zo beschik je op een plek over alle informatie over het functioneren en de ontwikkeling van de werknemer.

Bron: Tiny Tweaks