Zorg voor een persoonlijk functioneringsgesprek en maak feedback mogelijk

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 22 mei 2024 111

De meeste werknemers en leidinggevenden zien op tegen functioneringsgesprekken. De resultaten zijn ook vaak teleurstellend. Je kunt veel meer uit een functioneringsgesprek halen door het persoonlijker te maken.

Steeds meer organisaties zien de zin van functioneringsgesprekken niet meer in en beschouwen ze als ‘achterhaald’. Er zijn zelfs bedrijven die helemaal gestopt zijn met het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Volgens Edwin Dingjan, Product Manager HR & Payroll bij Exact, maken de gesprekken echter een comeback, maar dan wel anders. “Het wordt veel persoonlijker.”

Gericht op verbeterpunten

In het traditionele functioneringsgesprek staan vooral functie-eisen en werkafspraken centraal. Daarbij toetsen organisaties medewerkers op meetbare competenties, zoals klantgerichtheid, samenwerken of innovatie. Hieruit volgen dan verbeterpunten vanuit het evalueren van iemands concrete prestaties in het afgelopen jaar. De leidinggevende legt dit vast in een gespreksverslag. Zo moet het functioneringsgesprek ervoor zorgen dat de werknemer in de toekomst nog meer bijdraagt aan de organisatiedoelen.

Ongemak bij voeren functioneringsgesprek

Deze gang van zaken eindigt vaak in een teleurstelling. De meeste werknemers menen namelijk dat ze beter presteren dan uit de beoordeling naar voren komt. Voor leidinggevenden zijn de gesprekken moeilijk doordat ze de gesprekssfeer als ongemakkelijk ervaren en het komen tot een eerlijk oordeel ingewikkeld vinden. Beide partijen gaan volgens Dingjan eigenlijk met tegenzin het gesprek in. “Dan is het niet vreemd dat de opbrengst ervan gering is.”

Persoonlijk functioneringsgesprek

Dingjan denkt dat de oplossing schuilt in het houden van veel persoonlijker gesprekken. “Door te beginnen over iemands gezins- of woonsituatie, diens hobby of laatste vakanties, komt het gesprek sneller op gang. Dat vindt een manager gemakkelijker om te doen en de medewerker voelt zich direct prettiger als er persoonlijke aandacht voor hem of haar is. In zo’n sfeer komen werkgerelateerde onderwerpen als vanzelf ter sprake.”

Voorbeelden van persoonlijke, open vragen

De competenties en functieprofielen zijn leidend voor een traditioneel functioneringsgesprek. Het zorgt voor veel gesloten vragen, terwijl persoonlijke, open vragen beter werken. Dergelijke vragen leveren een betere relatie tussen werknemer en manager op. Enkele voorbeelden van open vragen over het werk zijn:

  1. Kun je werk en privé goed combineren?
  2. Wat waardeer je in je werk?
  3. Wat heb je nodig om je werk nog leuker te maken?
  4. Hoe is je contact met je collega’s?
  5. Wat zijn je doelen voor de toekomst?

Ondersteuning door HR

HR-medewerkers kunnen leidinggevenden ondersteunen door gesprekken te structureren en voorbeeldvragen op te stellen. Dingjan: “HR kan het gesprek ook met de manager voorbereiden. Of, als het bedrijf wat kleiner is, het gesprek zelf voeren, eventueel samen met de manager.” Hij onderkent dat niet iedere medewerker open vragen goed kan stellen of beantwoorden. “De ene persoon geeft betere antwoorden dan de ander. Bij een introvert persoon zal je meer moeten doorvragen. Daar kun je managers bij helpen. HR moet beseffen dat lang niet elke manager de capaciteiten heeft om goede gesprekken te voeren. Met oefening, coaching en gesprekstraining valt daarin veel te verbeteren.”

Werken met een feedbackcultuur

Een andere vernieuwing van de functioneringsgesprekken is het werken met een feedbackcultuur. “Online en op sociale media geven we privé voortdurend feedback op wat vrienden doen en wat bedrijven aan diensten leveren. Op het werk blijft de mening van anderen vaak ongebruikt, terwijl die feedback juist heel nuttig kan zijn”, stelt Dingjan. Voor HR is een rol in dit proces weggelegd met het samenstellen van een vragenlijst en het automatiseren ervan in HR-software. Medewerkers moeten de vragenlijst snel en eenvoudig kunnen invullen en resultaten efficiënt kunnen verwerken en vastleggen.

Positief opbouwende kritiek

HR kan iemands collega’s vragen om feedback, maar de werknemer kan dit ook zelf doen. Het moet niet alleen gaan om directe collega’s, maar ook om collega’s van andere afdelingen waarmee de werknemer frequent samenwerkt. Dingjan vindt dat peer-to-peer-feedback waardevolle elementen heeft. “Er zit vaak positief opbouwende kritiek in. Bespreek die met de medewerker en vraag of die zich erin herkent en welke verbeterpunten die ziet.”

Tweerichtingsverkeer in een functioneringsgesprek

Een derde vernieuwend element is volgens Dingjan de kritische blik van de leidinggevende (of de werkgever) op zichzelf. “Als je in een functioneringsgesprek tweerichtingsverkeer wilt, moet je jezelf ook kwetsbaar durven opstellen. Bespreek dus wat je hebt gedaan om de medewerker beter te laten functioneren en vraag hoe die dat heeft ervaren.” Voorbeelden van die ondersteuning zijn hulp bij hybride werken, het volgen van een opleiding en gesprekken of groepssessies om toekomstplannen te bespreken. “Misschien heb je wel vier keer een hei-sessie gedaan. Vraag de medewerker om feedback. Wat vond die ervan en wat kan daaraan worden verbeterd?”

Loyale werknemers

Dingjan weet zeker dat de loyaliteit van werknemers groeit, als ze meer persoonlijke aandacht krijgen. “Als je alleen ijzig beoordeelt op competenties, motiveert dat mensen niet. Mensen willen voelen dat ze er als persoon toe doen, dat ze geen nummer zijn. Anders kunnen we net zo goed ergens anders gaan werken.”

Voer vaker een functioneringsgesprek

Hij heeft als afsluiting nog een tip om het functioneringsgesprek niet te beperken tot een eindejaarsgesprek. “Plan het met regelmaat in: tweewekelijks, maandelijks, tweemaandelijks. Vraag dan door op de persoonlijke onderwerpen, kom terug op eerder besproken punten en maak een korte samenvatting. Daar kun je een volgende keer weer op terugkomen.” Het laatste is ook nuttig bij een wisseling van leidinggevende. “Dat is meestal slecht geregeld. Dan heeft een medewerker afspraken gemaakt met z’n leidinggevende, maar zijn die nergens vastgelegd. De nieuwe leidinggevende weet dus van niets; dat ervaren medewerkers als heel vervelend.”

Tips

  • Vraag ook om feedback van de werknemers op het functioneren van jou als leidinggevende.
  • Evalueer je aanpak van de functioneringsgesprekken jaarlijks en vraag de werknemers wat ze van de gesprekken vinden. Zo kun je tijdig bijschakelen als de gesprekken niet bijdragen aan beter functionerende werknemers en uiteindelijk een betere organisatie.

Bron: PW.